¿Buscas recursos para gestionar proyectos y tareas online? ¿Quieres organizar tus proyectos y mejorar la productividad de tus tareas? ¡Estás en el sitio correcto! Desde hace tiempo existe una tendencia creciente en el mundo empresarial al trabajo con equipos remotos, muchos de ellos freelance. Mientras que gestionas proyectos online (como una página web, blog o tienda online), enseguida te das cuenta de que el email no es una herramienta adecuada. El principal motivo es que no te facilita mantener el nivel necesario de información y comunicación.  Por ello, en esta guía te muestro los mejores recursos para gestionar proyectos y tareas online.

mejores herramientas gestion tareas proyectos online

Se trata de herramientas que han tomado el relevo al mítico post-it, por ejemplo, con los servicios de oficina virtual. La mayoría, son herramientas muy prácticas, bien desarrolladas y de aspecto elegante. Pienso que resultan especialmente útiles para un freelance al que se le acumulan las tareas de cada proyecto y tiene que dar prioridad a unas sobre otras. Por ejemplo, un programador que está trabajando a la vez en dos proyectos y ha de organizar adecuadamente y de manera productiva su jornada de trabajo. En definitiva, son programas que ayudan a que tus horas de trabajo sean más productivas.

Un gestor de proyectos es una herramienta de planificación de proyectos con la que puedes controlar sus costes y recursos, coordinar al equipo, evaluar el seguimiento del proyecto y elaborar planes de contingencia, para una toma de decisiones eficaz. Un gestor de proyectos debe ser capaz de gestionar varios trabajos, ya sean internos de la empresa o contratados por clientes. Los gestores de proyecto no solo tienen como principal labor el planificar, otra de las ventajas de usar un gestor de proyectos online es la de poder controlar y certificar que el proceso está llevando un buen curso.

La gestión de todos los aspectos que tienen como propósito de aprovechar los recursos y obtener los máximos beneficios en un periodo de tiempo concreto corresponde al Project Manager.

Dentro de cada proyecto o trabajo, debe poderse administrar todo tipo de tareas como: Proyectos, con descripciones, fechas de entrega, tiempos estimados, etc. Usuarios, generalmente los trabajadores que están implicados en las tareas de los proyectos. Tareas, manejando especificaciones, plazos, prioridad, planificaciones de tiempo, etc. y además debe poder asignar recursos de la empresa (generalmente empleados) a cada tarea. Si usas un software para la administración de proyectos con el que planificar de una manera flexible, cualquier cambio que realicemos siempre puedes ver cómo repercute en toda la planificación antes de implementarlo.

Tipos de gestores de proyectos

Un gestor de proyectos es una aplicación online que apoya la planificación, ejecución y evaluación del proyecto de una organización o grupo de personas. Existen sistemas tanto alojados, como para instalar, libres y privativos, de pago y gratuitos. Los sistemas alojados y gratuitos solo requieren crearse una cuenta de usuario para comenzar a utilizarlos. Cada cual tiene sus pros y sus contras: más o menos opciones, capacidad de almacenaje de archivos, condiciones de seguridad de los datos, etcétera. Seguro que se pueden hacer varias clasificaciones de gestores de proyectos, pero te voy a comentar una en función de la interfaz.

  • Aplicaciones de escritorio: Son gestores de proyectos que funcionan como una aplicación de escritorio, es decir, un programa como cualquier otro que tengamos en nuestro sistema operativo. Únicamente tienes que instalarlo en un dispositivo que cumpla los requisitos y en ocasiones se te puede pedir que te registres.

  • Aplicaciones web instalables en tu servidor: Son sistemas genados con interfaz web, que se acceden en un dominio de Internet o una intranet por medio de un navegador. Cuando están publicados en un dominio de Internet tienen la ventaja de que se pueden acceder desde cualquier ordenador en cualquier parte del mundo, siempre que tengamos una conexión a Internet.

  • Aplicaciones web que puedes usar como servicio: Son sitios web originados por empresas que ofrecen herramientas para gestión de proyectos y que cualquier persona puede utilizar con solo registrarse. Tienen la ventaja de no necesitar ninguna configuración ni un servidor específico donde instalarlos. Simplemente te tienes que registrar en el sitio web y empezar a trabajar.

Ventajas de las herramientas de gestión de tareas y proyectos

Si te estás preguntando cuáles son los beneficios de las herramientas de gestión de tareas y proyectos, la respuesta es sencilla y tiene mucho que ver con la propia esencia de las nuevas tecnologías. Si aún no las tienes claras, aquí te dejo algunas de sus ventajas para que, si aún no lo has hecho, apuestes por el uso de las herramientas para la gestión de tareas y proyectos online. Y de esta manera ayudar a tu negocio o empresa y a tus propios empleados en sus tareas del día a día.

  • Sencillez a la hora de planificarte: Párate a planificar y verás que los resultados serán mejores y además se podrán medir las desviaciones. Las herramientas de planificación, te permiten de un golpe de vista, ver lo que está planificado, lo que está por hacer y lo que está hecho. Aunque luego tengas que modificar tu planificación, a los equipos les ayuda mucho el tenerla y poder recurrir a ella en un sistema de gestión común.

  • Comunicación fluida entre tus departamentos: Compartir el conocimiento y la información es esencial para el éxito de un proyecto. Sin embargo, la comunicación en los proyectos sigue siendo uno de los grandes retos. Con una herramienta de gestión de proyectos, podrás poner el cliente en centro y registrar todo tipo de información en la ficha del proyecto del cliente. De esta forma todo quedará registrado en el proyecto.

  • Controla la rentabilidad de tus proyectos: Cuando existen herramientas que de manera sencilla te permiten registrar los tiempos dedicados a los proyectos, hay muchas más posibilidades de conocer la rentabilidad de los mismos a tiempo real. Además, tendrás información sobre las cargas de trabajo por persona y por proyecto para optimizar recursos y no sobrecargar a tus empleados

  • Excelencia con el cliente: Uno de los valores diferenciales de las agencias viene por su habilidad de ofrecer a sus clientes un trato excelente. Muchas veces el trato maravilloso, viene del trabajo bien hecho y entregado a tiempo. Un software de gestión de proyectos te permite conocer en todo momento las fechas de entrega. De este modo, pones al cliente en el centro y todas las personas y departamento involucrados en ese cliente.

  • Toda la cadena de valor en una sola herramienta: Integra todos los pasos de la cadena de valor de tu empresa en un solo sitio. Desde el primer contacto con el cliente, hasta que le preparas un presupuesto, se cierra el contrato, se le factura y la atención al cliente. Además, podrás pasar de una oferta a un proyecto en un solo click. Y podrás facturar por hitos de proyectos o por un importe fijo.

Mejores herramientas para gestionar proyectos y tareas online

Con el auge de las TIC cada vez es más fácil la gestión de tareas y proyectos online tanto personales como profesionales. Ya no es necesario tener que reunirse con los miembros de tu equipo y debatir cómo distribuir tareas. Esto ya se puede hacer desde cualquier lugar o dispositivo. Existen multitud de herramientas para la gestión tareas y proyectos según su prioridad, su fecha límite de entrega, los miembros que componen el equipo, etc. Te muestro las herramientas para gestionar fácilmente tus propios a continuación.

ganador 1

Trello

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Trello es un tablón virtual a modo de gestor de tareas en el que puedes colgar ideas, tareas, imágenes o enlaces. Es versátil y fácil de usar pudiendo usarlo para cualquier tipo de tarea que requiera organizar información. Puedes obtener una perspectiva general o sumergirte en los detalles, todo en un panel de Trello.

ganador 2

Asana

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Reúne todo el trabajo del equipo en un espacio compartido. Elige la vista de proyecto que mejor se adapte a tu estilo y colabora sin importar dónde te encuentres. Organiza las tareas de tu equipo y su duración. Además, puedes crear y lanzar campañas a través de esta herramienta para llegar a una audiencia más amplia.

ganador 3

Todoist

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Recupera tu claridad y tranquilidad con Todoist sacando todas esas tareas de tu cabeza para ponerlas en tu lista de tareas como gestor de proyectos.  Te da la tranquilidad de saber que todo está debidamente organizado y registrado para que puedas progresar en las cosas que son realmente importantes para ti. Ten una idea clara de todo lo que tienes que hacer y nunca le pierdas la pista a una tarea importante.

Active Collab

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ActiveCollab es una herramienta de gestión de proyectos online muy fácil e intuitiva. De forma muy ágil, el gestor del proyecto crea hitos y tareas y las asigna a los miembros del equipo. A partir de ahí se pueden mantener comunicaciones y avisos, e intercambiar ficheros cómodamente. Además este recurso para organizar tus proyectos y tareas online, permite escribir y responder desde tu correo sin haber entrado en el sistema.

Assembla

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Assembla es una herramienta ideal si hablamos de gestión de proyectos de desarrollo. El elemento clave es el sistema de tickets que son asignados a cada miembro del equipo. Cada ticket incorpora información detallada como el nivel de complejidad y las horas de trabajo. Destaca por sus funcionalidades de Reporting, incluyendo informes  para gestionar plazos.

Basecamp

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Basecamp es seguramente la herramientas para gestionar proyectos online más sencilla e intuitiva. Tiene un diseño impecable, su interfaz visual permite rápidamente revisar discusiones, tareas y ficheros. Incluye también un time-line y un calendario. Es posible responder a las discusiones desde el email sin ni siquiera haber accedido al sistema. En cada uno de los elementos con los que trabajes tienes disponible un calendario independiente y cada uno de ellos te permite visualizar la planificación.

Confluence

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Confluence es una herramienta ideada para facilitar el intercambio de documentación, información y archivos. Aporta un alto nivel de organización para grandes proyectos u organizaciones. Destaca también por su integración con Microsoft Office y esta creado para un conocimiento duradero, con el fin de que nunca pierdas grandes ideas o contexto en una notificación transitoria o en un chat, siendo una estructura abierta y conectada.

Do it tomorrow

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Do it tomorrow destaca por su sencillez. A quien le venga grande planificar el trabajo de una semana, puede aquí programar las tareas de hoy y las de mañana. Esta herramienta es muy apropiada para quien prefiere la agenda de toda la vida, pues así es su interfaz: una página para hoy y otra para el trabajo de mañana, sumando lo que no has terminado. Las tareas de hoy que no realices se pasarán de forma automática a la lista de tareas pendientes de mañana, para que nunca te dejes nada sin hacer. Está pensada para aquellos que busquen la sencillez.

Harvest

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Harvest es una herramienta de gestión de proyectos todo en uno. Dispone de guías y plantillas para presentar a tu equipo el seguimiento del tiempo así como un centro de ayuda con el que puedes contactar con sus técnicos en caso de dudas. Este programa te aporta una experiencia de seguimiento de proyectos ligera que es fácil de aprender y usar. Además, puedes iniciar temporizadores desde tus herramientas favoritas.

iMeet Central

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iMeet Central es una buena herramienta de trabajo para gestionar proyectos en la nube. Su principal ventaja es que está muy orientada al trabajo en tiempo real, ya que ofrece mensajería instantánea, edición y compartir documentos online, conferencia web en tiempo real, colaborar con miembros del equipo interno y externo, administración de proyectos y tareas, flujos de trabajo y bases de datos para la automatización de procesos, integración con aplicaciones de terceros y capacidades sociales.

ITM Platform

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Con ITM Platform es posible gestionar grupos de proyectos de forma coordinada, trabajar con proyectos ágiles o con el tradicional diagrama de Gantt. Si tienes que coordinar a varios equipos, este es tu software en la nube. Lo utilizan muchas oficinas de proyectos de todo el mundo. En ITM Platform son especialmente útiles los informes configurables y la planificación de recursos. Perfecto para quien ya sepa lo que quiere en el mundo de la dirección de proyectos, de programas y de portafolio.

Kapost

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Kapost es un software de gestión editorial perfecto para los bloggers y escritores que trabajan en colaboración. Los usuarios pueden presentar un concepto para que lo apruebe un editor. Hay tres tipos de usuarios: editores, colaboradores y suscriptores. Los editores pueden aprobar, asignar y rechazar las ideas presentadas. También tiene una característica incorporada en los pagos por correo, muy interesante sobre todo cuando se trabaja con un equipo muy diverso y con un sistema de pago basado en los resultados.

Nozbe

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Nozbe se nos muestra como una de las más completas: puedes personalizar tu cuenta con un logo personal, adjuntar archivos a cada proyecto, sincronizar con Twitter, Dropbox, Evernote y tu calendario de Google, enviar un correo al sistema para crear nuevas tareas, etc. La utilidad de esta herramienta la marca el usuario: puedes usar Nozbe como una simple lista de tareas o para proyectos más complejos que requieren la colaboración de los miembros de tu equipo.

Omnifocus

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A pesar de no estar disponible para Windows, Omnifocus merece aquí un buen puesto por destacar como el gestor GTD más potente. Es muy popular y con él puedes marcar fechas límite a las tareas o proyectos y agregar mensajes de voz e imágenes. La pega es su elevado precio en la Apple, por casi 36 euros, siendo bastante para usuarios que prefieren ir probando varias aplicaciones.

Podio

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Podio es una herramienta para la gestión de tareas y proyectos que tiene la ventaja de tener una interfaz muy intuitiva, por lo que resulta muy fácil de manejar. Te permitirá gestionar tanto tu lista de tareas profesionales como personales en una misma aplicación, y se puede integrar con otras herramientas como Google Drive, Dropbox o Evernote. Además cuenta con un editor visual.

RedBooth

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RedBooth es, al igual que BaseCamp, una de las herramientas más fáciles e intuitivas de usar. Es muy útil para organizar proyectos colaborativos. Te ayuda a gestionar muy fácilmente la importancia y prioridad de las tareas y permite que los usuarios envíen actualizaciones sobre el progreso del proyecto.. Libera hasta 10 usuarios con 2 espacios de trabajo y 2 GB de almacenamiento, siendo una aplicación además flexible para personalizarla a tu gusto. También puedes compartir documentos de forma inmediata.

Sinnaps

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Sinnaps es una aplicación web española que permite la planificación y gestión de proyectos profesionales y que tiene por objetivo ayudar a todo tipo de negocios a hacer su trabajo más rápido y eficiente. Sinnaps es ideal para pequeñas y medianas empresas que necesitan planear proyectos para organizar y priorizar trabajo. Se trata de una, que permite gestionar recursos, trabajar en equipo, prever escenarios, priorizar tareas, entre muchas otras funcionalidades. Y todo ello de una manera sencilla, y accesible para poder gestionar tus proyectos online.

Remember the Milk

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«Remeber the milk» es una aplicación única y diferente debido a su peculiar nombre. Para evitar despistes en la compra o en cualquier otro ámbito, como en tu trabajo, no vienen nada mal gestores de tareas como este. Esta app ha alcanzado amplia popularidad, y no solo por si nombre, si no por que destaca por ofrecer una variedad de opciones para organizar las tareas y porque permite su integración con Gmail, Google Calendar y Twitter. Además, podrás compartir una tarea para que te ayuden con ella, o publicarla para que te asesoren, ayudándote a gestionar tus proyectos y tareas online.

TeuxDeux

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TeuxDeux es perfecta para quien configura su trabajo de semana en semana: el programa te separa en columnas la semana laboral y es muy fácil de usar. Destaca por su claridad y sencillez. Lo único que ves en la pantalla son las tareas de los próximos días. Y es gratuita. TeuxDeux muestra una cinta infinita de días por la que puedes ir avanzando cómodamente para ir ubicando en el tiempo las tareas. Cada uno de los días se convierte en una lista de tareas.

Things

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Things es una aplicación muy útil y fácil de manejar. Solución de gestión de tareas personales para todos los usuarios de iOS, que ayuda con recordatorios oportunos, edición de listas de vista de escritorio, entrada de fechas automatizada, búsqueda rápida, entrega en bandeja de entrada y más. Cuando Things ve que no has cumplido con alguna tarea a su debida fecha, te lo recuerda y la pasa a las tareas pendientes.

Time Doctor

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Time Doctor es una herramienta centrada en el control de tiempos. Incluye una pantalla opcional para supervisar a los empleados remotos, genera de manera automática informes diarios, lleva un registro de los sitios web y las aplicaciones que se utilizan. En definitiva, te permite seguir y supervisar las acciones del usuario en su ordenador. Para los más estrictos con cada euro que se paga, Time Doctor es tu herramienta.

Toodledo

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Con Toodledo puedes organizar las tareas según preferencias y prioridades. Si tienes una jornada de trabajo intensa pero no estás seguro de qué es lo que deberías hacer en primer lugar, la aplicación puede planificarlo por ti y sugerirte, a partir del tiempo estimado para cada una de las tareas, la fecha límite y la relevancia, cuál de ellas tienes que completar primero y cuál después. La versión gratuita incluye lo básico, pero si quieres además compartir tus listas y que la herramienta te ayude con la planificación de tu trabajo, entre otras funcionalidades, puedes suscribirte a la versión de pago.

OnlyOffice

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OnlyOffice es una plataforma de gestión gratuita para las empresas de pequeño y mediano tamaño. Trabajar con este software es como tener una red social en la empresa: puede crear entradas de blog que toda la empresa ​​puede ver. Tiene además otras características sociales, como anuncios, encuestas para recabar la opinión pública, y muchas otras. Los miembros pueden incluso iniciar sus propios debates en los foros y debatir en el chat.

Zoho Projects

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Zoho Projects es una herramienta de Gestión de Proyectos de colaboración y seguimiento, que permite a sus grupos de trabajo a colaborar y realizar su trabajo con mayor rapidez, planificación, seguimiento y comunicación , le ayuda a mantener sus proyectos a tiempo. El módulo de seguimiento de fallos o incidencias le ayuda a organizar  y corregir los errores rápidamente, todo esto completamente en español.

Conclusión: Administrar tus proyectos nunca ha sido tan fácil

Gestionar proyectos, sea cual sea su índole, nunca ha sido tan sencillo. Lo mismo pasa con las tareas dentro de esos proyectos. El hecho se encuentra en elegir la herramienta adecuada para gestionarlos y desarrollarlos. Te recomiendo que estés al tanto de las nuevas tendencias tecnológicas y en constante actualización con el marketing digital, ya que si no, te puedes quedar detrás y eso lo puedo aprovechar tu competencia. Gracias a estas aplicaciones podrás gestionar mucho mejor tu tiempo y ofrecer una mejor atención al cliente.

¿Qué te han parecido estas herramientas online para administrar proyectos y tareas online? ¿Las conocías todas? ¿Crees que falta alguna? ¿Tienes alguna experiencia que quieres contar? ¿Te has quedado con alguna duda o pregunta? Entonces te pido que dejes un comentario. Da igual que sea o una duda o un simple gracias, pero me alegraré mucho de leerlo y responderlo.

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Publicado por Ignacio Santiago

Soy muchas cosas, pero todo empezó como blogger hace más de 20 años. Desde ahí he ido ido creciendo como persona y profesional hasta que decidí dejar un buen trabajo, emprender por mi cuenta y poner en marcha mi propia agencia de marketing digital. Ahora, junto con un equipo joven, motivado y muy cualificado, ayudo a profesionales y empresas a crear y hacer crecer su negocio en Internet ofreciendo un servicio de marketing digital atento, cercano, integral y profesional.

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