Gestión de PROYECTOS y TAREAS Online: 21 Herramientas TOP

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Desde hace tiempo existe una tendencia creciente en el mundo empresarial al trabajo con equipos remotos, muchos de ellos freelance. Cuando trabajas con equipos remotos online, mientras que gestionas proyectos online, enseguida te das cuenta de que el email no es una herramienta adecuada. Los principales motivos son que no te permite o no facilita mantener el nivel necesario de información y comunicación, se pierde la trazabilidad de las discusiones, comentarios, etc, no permite una asignación y seguimiento de tareas, no puedes gestionar plazos, hitos y recursos, no puedes compartir documentos online o no puedes seguir el avance de las tareas o la dedicación de esfuerzos.

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Por todo ello, herramientas para trabajar online de forma colaborativa están en auge, ya que que aportan comunicación instantánea y permiten trabajar en un entorno de información compartida y actualizada. A la hora de organizar las tareas de un proyecto o gestionar el tiempo y los recursos de los mismos, existen una serie de herramientas que te pueden ayudar a hacerlo de una manera más fácil, sin un coste demasiado elevado y con garantías.

Se trata de aplicaciones que han tomado el relevo al mítico post-it, a las tradicionales agendas (que van de un lado a otro y casi nunca se tienen a mano) y a las PDA. En su mayoría, son unas herramientas muy prácticas, bien desarrolladas y de aspecto elegante. Pienso que resultan especialmente útiles para un freelance al que se le acumulan las tareas de cada proyecto y tiene que dar prioridad a unas sobre otras. Por ejemplo, un programador que está trabajando simultáneamente en dos proyectos y ha de organizar adecuadamente y de manera productiva su jornada de trabajo. En definitiva, son programas que ayudan a que tus horas de trabajo sean más provechosas.

Este artículo va enfocado a los que quieren tener todo organizado y bien atado. Es momento de rebuscar un poco entre las soluciones digitales que hay y probar los programas que te ayudan a gestionar las tareas que se te presentan cualquier día de trabajo, ya sea en tu oficina o en tus proyectos online como freelance.

Y es que no es lo mismo saber qué tarea has de realizar (algo que sueles almacenar en la memoria confiando absolutamente en ella), que tener controlado en una herramienta el tiempo de ejecución de esa tarea. Con una buena aplicación o software podrás fijar una fecha límite para acabar un proyecto y activar una alarma o recordatorio. Y si antes te gustaba romper un post-it con los deberes hechos y arrojarlo con satisfacción a la papelera, ahora no podrás resistirte a marcar como finalizada cada tarea o proyecto concluido para ir vaciando tu lista de cosas pendientes.

Índice

Qué es un proyecto y qué partes lo componen

Un proyecto es un conjunto de actividades relacionadas entre sí que persiguen un objetivo en común, en un periodo de tiempo determinado y bajo unos requerimientos específicos. Los proyectos son únicos y como tales están formados por un equipo de colaboradores que ejecutará las actividades del mismo con unos recursos necesarios y disponibles. De ahí que la definición de proyecto englobe una serie de elementos diferentes entre sí, con naturaleza distinta e intereses dispares.

La gestión de todos los aspectos que tienen como propósito de aprovechar los recursos y obtener los máximos beneficios en un periodo de tiempo concreto corresponde al Project Manager.

¿Qué partes componen un proyecto? Los proyectos suelen seguir una estructura básica, aplicable a diversos sectores de actividad. Todos ellos tienen actividades, en las cuales se invierten unos determinados recursos, utilizados por un equipo de trabajo en un plazo concreto para alcanzar un objetivo determinado. Esto podría ser una manera muy esquemática de reducir a la mínima expresión todo lo que engloba la estructura de un proyecto:

  • Unos objetivos concretos.
  • Un calendario con unos plazos.
  • Un presupuesto económico.
  • Una comunicación bidireccional.
  • Unos recursos o herramientas necesarias.
  • Unas actividades y subtareas.
  • Un equipo de trabajo.
  • Uno o varios destinatarios.

Ventajas de las herramientas de gestión de tareas y proyectos

¿Cuáles son los beneficios de las herramientas de gestión de tareas y proyectos online? La respuesta es sencilla y tiene mucho que ver con la propia esencia de las nuevas tecnologías. Si aún no las tienes claras, aquí te dejo algunas de sus ventajas para que, si aún no lo has hecho, apuestes por el uso de las herramientas para la gestión de tareas y proyectos online:

  • Permiten la gestión de proyectos y tareas desde cualquier equipo o dispositivo móvil.
  • Favorecen la comunicación entre los miembros de un equipo sobre aspectos concretos de una tarea.
  • Gestionan con agilidad y a través de recordatorios aspectos como los plazos de entrega o nuevas tareas.
  • Permiten incorporar documentos y compartirlos online con todos los miembros del equipo.
  • Favorecen el debate entre las personas que comparten una tarea y la aportación de nuevas ideas que quedan reflejadas por escrito y no se pierden en reuniones.
  • Se centran solo en la tarea que se tiene que desarrollar y evitan las distracciones con otros temas, mejorando la productividad.
  • Permiten evaluar la gestión de las tareas y proyectos y el grado de participación de todos los miembros de un equipo.
  • Permiten conocer en tiempo real cuál es el grado de ejecución de una tarea y tomar decisiones en caso de que ésta no se ajuste a los plazos de entrega o a los objetivos marcados.
Nota: Usar este tipo de herramientas para tu negocio o trabajo diario hará que te centres en las tareas importantes del proyecto y que estas queden resueltas en tiempo y forma.

Herramientas para gestionar proyectos y tareas online

Con el auge de las TIC cada vez es más fácil la gestión de tareas y proyectos online tanto personales como profesionales. Ya no es necesario tener que reunirse con los miembros de tu equipo y debatir cómo distribuir tareas o sincronizar el trabajo. Esto ya se puede hacer desde cualquier lugar o dispositivo. Existen multitud de herramientas para la gestión tareas y proyectos según su prioridad, su fecha límite de entrega, los miembros que componen el equipo, la lista de tareas asignada a cada uno de ellos, etc. En este artículo he seleccionado varias que te permitirán gestionar fácilmente tus propios proyectos y los de tu equipo. Vamos a verla una por una:

Active Collab

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5 MIEMBROS ($25/MES) / 15 MIEMBROS ($49/MES) / 30 MIEMBROS ($99/MES) / 60 MIEMBROS ($199/MES) / ILIMITADO ($299/MES)

ActiveCollab es una herramienta de gestión de proyectos online muy fácil e intuitiva. De forma muy ágil, el gestor del proyecto crea hitos y tareas y las asigna a los miembros del equipo. A partir de ahí se pueden mantener comunicaciones y avisos, e intercambiar ficheros cómodamente. Además, permite escribir y responder desde tu correo sin haber entrado en el sistema.

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Assembla

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STARTUP ($13,29/USUARIO/MES) / TEAM ($19,70/USUARIO/MES) / ENTERPRISE ($36,20/USUARIO/MES)

Assembla es una herramienta ideal si hablamos de gestión de proyectos de desarrollo. El elemento clave es el sistema de tickets que son asignados a cada miembro del equipo. Cada ticket incorpora información detallada como el nivel de complejidad y las horas de trabajo. Destaca por sus funcionalidades de Reporting, que incluyen informes muy útiles para gestionar plazos y recursos. Al principio no es tan intuitivo como otros —requiere un tiempo inicial de formación—, pero dispone de muchos tutoriales. Es muy bueno para trabajar siguiendo metodologías de desarrollo ágil tipo Scrum.

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Basecamp

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GRATIS / BASECAMP ($99/MES) / SLACK ($162,50/MES)

Basecamp es seguramente la herramientas para gestionar proyectos online más sencilla e intuitiva. Tiene un diseño impecable, su interfaz visual permite rápidamente revisar discusiones, tareas y ficheros. Incluye también un time-line y un calendario. Es posible responder a las discusiones desde el email (sin haber accedido al sistema).

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Confluence

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HASTA 10 USUARIOS ($10/USUARIO/MES) / DE 11 A 100 USUARIOS ($

Confluence es una herramienta ideada para facilitar el intercambio de documentación, información y archivos. Aporta un alto nivel de organización para grandes proyectos u organizaciones. Destaca también por su integración con Microsoft Office.

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Do it tomorrow

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ANDROID (GRATIS) / IOS ($2,99)

Do it tomorrow destaca por su sencillez. A quien le venga grande planificar el trabajo de una semana, puede aquí programar las tareas de hoy y las de mañana. Esta herramienta es muy apropiada para quien prefiere la agenda de toda la vida, pues así es su interfaz: una página para hoy y otra para el trabajo de mañana… sumado al que no puedas terminar hoy.

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iMeet Central

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MARKETER ($45/USUARIO/MES) / ENTERPRISE ($25/USUARIO/MES)

iMeet Central es una buena herramienta de trabajo para gestionar proyectos en la nube. Su principal ventaja es que está muy orientada al trabajo en tiempo real, ya que ofrece mensajería instantánea, edición de documentos online y conferencia web en tiempo real.

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ITM Platform

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CONSULTAR LA PÁGINA WEB

Con ITM Platform es posible gestionar grupos de proyectos de forma coordinada, trabajar con proyectos ágiles o con el tradicional diagrama de Gantt. Si tienes que coordinar a varios equipos, este es el software en la nube que te va a permitir llegar más lejos. Lo utilizan muchas oficinas de proyectos de todo el mundo. En ITM Platform son especialmente útiles los informes configurables y la planificación de recursos. Perfecto para quien ya sepa lo que quiere en el mundo de la dirección de proyectos, de programas y de portafolio.

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Kapost

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DESDE $3.500/MES

Kapost es un software de gestión editorial perfecto para los bloggers y escritores que trabajan en colaboración. Se trata de una sala de publicación virtual donde los usuarios pueden presentar un concepto para que lo apruebe un editor. Hay tres tipos de usuarios: editores, colaboradores y suscriptores. Los editores pueden aprobar, asignar y rechazar las ideas presentadas. también tiene una característica incorporada en los pagos por correo, muy interesante sobre todo cuando se trabaja con un equipo muy diverso y con un sistema de pago basado en los resultados. Lo que aporta Kapost es que hace que sus usuarios se centren más en los conceptos, en aumentar la calidad de los contenidos. Es como una sala de noticias reales donde las personas participan en una tormenta de ideas.

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Nozbe

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SOLO (7€/MES) / PYME (17€/MES) / BUSINESS (67€/MES)

Nozbe se nos muestra como una de las más completas: puedes personalizar tu cuenta con un logo personal, adjuntar archivos a cada proyecto, sincronizar con Twitter, Dropbox, Evernote y tu calendario de Google, enviar un correo al sistema para crear nuevas tareas, etc. La utilidad de esta herramienta la marca el usuario: puedes usar Nozbe como una simple lista de tareas o para proyectos más complejos que requieren la colaboración de los miembros de tu equipo.

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Omnifocus

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MAC STANDARD ($39,99/MES) / MAC PRO ($79,99/MES)/ IOS STANDARD ($39,99/MES) / IOS PRO ($59,99/MES)

A pesar de no estar disponible para Windows, Omnifocus merece aquí un buen puesto por destacar como el gestor GTD (Getting Things Done) más potente. Es muy popular y con él puedes marcar fechas límite a las tareas o proyectos y agregar mensajes de voz e imágenes. La pega es su elevado precio en la Apple Store: casi 36 euros, mucho para un usuario que prefiere probar varias aplicaciones antes de decidirse por la mejor en su género.

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Podio

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GRATIS/ PRO ($99/MES)

Podio es una herramienta para la gestión de tareas y proyectos que tiene la ventaja de tener una interfaz muy intuitiva, por lo que resulta muy fácil de manejar. Te permitirá gestionar tanto tu lista de tareas profesionales como personales en una misma aplicación, y se puede integrar con otras herramientas como Google Drive, Dropbox o Evernote.

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Producteev

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GRATIS/ PRO ($99/MES)

Con Producteev podrás distribuir tus tareas en proyectos y añadir subtareas. La versión gratuita te permite invitar a una persona a tu workspace, pero con la suscripción mensual podrás añadir a más colaboradores e interactuar con ellos. Es aquí donde destaca esta herramienta, en la organización y distribución de las tareas de los miembros de tu equipo. Otro punto a favor es la posibilidad de adjuntar archivos y descargarlos en cualquier momento.

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RedBooth

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GRATIS / PRO ($9/USUARIO/MES) / BUSINESS ($15/USUARIO/MES)

RedBooth es, al igual que BaseCamp, una de las herramientas más fáciles e intuitivas de usar. Es muy útil para organizar proyectos colaborativos. Te ayuda a gestionar muy fácilmente la importancia y prioridad de las tareas y permite que los usuarios envíen actualizaciones sobre el progreso del proyecto.

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Sinnaps

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GRATIS / PROFESSIONAL (9€/MES) / BUSINESS (20€/MES)

Sinnaps es una aplicación web española que permite la planificación y gestión de proyectos profesionales y que tiene por objetivo ayudar a todo tipo de negocios a hacer su trabajao más rápido y eficiente. Se trata de una herramienta de trabajo online, muy intuitiva que permite planificar el trabajogestionar recursostrabajar en equipo, prever escenariospriorizar tareas, entre muchas otras funcionalidades. Y todo ello de una manera sencilla, completa y accesible a todos los profesionales de cualquier negocio.

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Remember the Milk

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PRO ($39,99/AÑO)

¿Alguna vez olvidaste comprar la leche que te habían encargado? De ahí sale el nombre de esta otra aplicación. Para evitar despistes en la compra o en cualquier otro ámbito, como en tu trabajo, no vienen nada mal gestores de tareas como este. Bautizado como Remember the Milk, esta aplicación ha alcanzado amplia popularidad, y no por su nombre… ¿o sí? RTM destaca porque ofrece una amplia variedad de opciones para organizar las tareas y porque permite su integración con Gmail, Google Calendar y Twitter. Además, podrás compartir una tarea para que te ayuden con ella, o publicarla para que te asesoren.

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TeuxDeux

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BELIEVER ($2/USUARIO/MES) / SKEPTIC ($3/USUARIO/MES)

TeuxDeux es perfecta para quien configura su trabajo de semana en semana: el programa te separa en columnas la semana laboral y es muy fácil de usar. Destaca por su claridad y sencillez. Lo único que ves en la pantalla son las tareas de los próximos días. Y es gratuita.

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Things

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MAC ($49,99/LICENCIA) / IOS ($9,99/LICENCIA) / IPAD ($19,99/LICENCIA)

Things es una aplicación muy útil y ha ganado también muchos adeptos. Cuando Things ve que no has cumplido con alguna tarea a su debida fecha, te lo recuerda y la pasa de forma automática a la lista de las tareas que tienes que acabar hoy. Te permite asimismo añadir contactos y encomendarles alguna tarea.

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Time Doctor

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HASTA 50 USUARIOS ($9,99/USUARIO/MES) / MÁS DE USUARIOS (CONSULTAR)

Time Doctor es una herramienta centrada en el control de tiempos. Incluye una pantalla opcional para supervisar a los empleados remotos, genera de manera automática informes diarios, lleva un registro de los sitios web y las aplicaciones que se utilizan. En definitiva, te permite seguir y supervisar las acciones del usuario en su ordenador. Para los más estrictos con cada euro que se paga, Time Doctor es su herramienta.

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Toodledo

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GRATIS

Con Toodledo puedes organizar las tareas según preferencias y prioridades. Si tienes una jornada de trabajo intensa pero no estás seguro de qué es lo que deberías hacer en primer lugar, la aplicación puede planificarlo por ti y sugerirte, a partir del tiempo estimado para cada una de las tareas, la fecha límite y la relevancia, cuál de ellas tienes que completar primero y cuál después. La versión gratuita incluye lo básico, pero si quieres además compartir tus listas y que la herramienta te ayude con la planificación de tu trabajo, entre otras funcionalidades, puedes suscribirte a la versión de pago.

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OnlyOffice

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NUBE (DESDE $70/USUARIO/MES) / INTEGRATION (DESDE $750/MES) / ENTERPRISE (DESDE $900/MES) / DEVELOPER (DESDE $1200/MES)

OnlyOffice es una plataforma de gestión gratuita para las empresas de pequeño y mediano tamaño. Trabajar con este software es como tener una red social en la empresa: puede crear entradas de blog que toda la empresa ​​puede ver. Tiene además otras características sociales, como anuncios, encuestas para recabar la opinión pública, y muchas otras. Los miembros pueden incluso iniciar sus propios debates en los foros, y cualquier miembro de la empresa puede seguir las actividades o temas que le interesan. Otra característica notable es su chat interno.

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Wunderlist

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GRATIS / PRO ($4,99/MES)

Wunderlist es una buena y sencilla aplicación que te permite crear listas de tareas y jerarquizar la importancia de cada una de ellas. Funciona fluidamente y ha alcanzado gran aceptación entre los usuarios. Además, te ofrece la posibilidad de delegar tareas, algo a tener en cuenta si se trata de un proyecto colaborativo. En lo que Wunderlist supera a los demás es en diseño: es muy limpio y te permite modificar el fondo a tu gusto. Sin embargo, aún hoy no cuenta con aplicación nativa para el iPad, que se lanzará, según comentan desde el blog de la empresa, próximamente.

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Zoho Projects

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GRATIS / EXPRESS ($25/MES) / PREMIUM ($50/MES) / ENTERPRISE ($100/MES)

Zoho Projects es una herramienta de Gestión de Proyectos de colaboración y seguimiento, que permite a sus grupos de trabajo a colaborar y realizar su trabajo con mayor rapidez, planificación, seguimiento y comunicación , le ayuda a mantener sus proyectos a tiempo. El módulo de seguimiento de fallos o incidencias le ayuda a organizar  y corregir los errores rápidamente, todo esto completamente en español.

Ir a Zoho Projects

Administrar tus proyectos y tareas nunca ha sido tan fácil

Gestionar proyectos, sea cual sea su índole, nunca ha sido tan sencillo. Lo mismo pasa con las tareas dentro de esos proyectos. El hecho se encuentra en elegir la herramienta adecuada para gestionarlos y desarrollarlos. Te recomiendo que estés al tanto de las nuevas tendencias tecnológicas y en constante actualización con lo último en el mundo digital, ya que sino te puedes quedar detrás y eso lo puedo aprovechar tu competencia.

Gracias a estas aplicaciones y software podrás gestionar mucho mejor tu tiempo, siendo más eficiente y teniendo una especia de “asistente” a tu servicio. Gracias a esta ayuda podrás ofrecer un mejor servicio a tus clientes, ya que administrarás mejor tu tiempo y eso te permitirá dedicar ese extra a mejorar tu producto o servicio. El objetivo es ser ordenado y tener todo bien atada para que nada se te escape.

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¿Qué te han parecido estas herramientas online para administrar proyectos y tareas online? ¿Las conocías todas? ¿Crees que falta alguna? ¿Tienes alguna experiencia que quieres contar? ¿Te has quedado con alguna duda o pregunta? Entonces te pido es que dejes un comentario. Da igual que sea o una duda o un simple gracias, pero me alegraré mucho de leerlo y responderlo.

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Cuando empecé mi carrera profesional, recuerdo que estaba algo abrumado por el gran número de proyectos, clientes y plazos. En el proceso, no era raro encontrarme con personas que “no daban de sí”.

El trabajo era más duro por la falta de herramientas efectivas. por la falta de herramientas efectivas para medir, analizar y ejecutar los datos. Por es mismo he hecho un listado de las mejores herramientas que conozco.

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2018-03-22T12:03:10+00:00

El autor del contenido es

Ignacio Santiago
Soy muchas cosas, pero todo empezó como Blogger. Desde ahí he crecido como especialista en Marketing Online, aunque con mucha experiencia en Diseño Web, Blogging, SEO y WordPress. Ayudo a empresas y autónomos a crear, mejorar y potenciar su presencia y visibilidad en Internet, dándoles las herramientas que necesitan para tener un branding con una base muy fuerte, que inspire confianza y que genere ventas.

15 Comentarios

  1. Manolo 13/12/2017 en 10:09

    Muy buen aporte! yo incluiría Mywoork un gestor de tareas simple y muy fácil de usar, lo utilizamos en la empresa y estamos encantados. Gracias, un saludo.

    • Ignacio Santiago
      Ignacio Santiago 14/12/2017 en 20:00

      Hola Manolo,

      Gracias por tu comentario y por tu aportación, me alegra que el contenido haya sido de tu utilidad. Le echaré un vistazo. Saludos!

  2. Eli 21/06/2017 en 13:31

    Hola Ignacio, gracias. También incluye Deskun, es una buena herramienta para la administración de tareas.

    • Ignacio Santiago
      Ignacio Santiago 21/06/2017 en 17:52

      Gracias Eli. Le echaré un vistazo! Saludos.

  3. Uberto 17/05/2017 en 16:02

    Hola, gracias por el artículo, son las aplicaciones muy interesantes. Yo uso kanbantool para manejar los proyectos en grupo. En mi compañía la usamos desde cinco meses y estamos muy felices con los efectos. En kanbantool tienes el tablero visual donde organizas las tareas del proyecto en las cartas pequeñas y ves quien en el grupo hace el más progreso y quien no.. etc. Mucha suerte

    • Ignacio Santiago
      Ignacio Santiago 18/05/2017 en 11:04

      Hola Uberto,

      Gracias por tu comentario. No la conocía pero la tendré en cuenta y la echaré un vistazo. Saludos!

  4. Mauro 02/05/2017 en 23:24

    Hola Ignacio, excelente articulo, lo voy a recomendar porque la verdad es que ayuda mucho a los que estamos emprendiendo en Internet, saludos desde Argentina!

    • Ignacio Santiago
      Ignacio Santiago 03/05/2017 en 19:07

      Hola Mauro,

      Gracias por tu comentario. Me alegra que el contenido sea de tu utilidad :) Suerte en todos tus proyectos! Saludos

  5. Albert 05/11/2016 en 20:09

    HOla,

    Buena recopilación de herramientas de gestión de proyectos.

    Saludos

    • Ignacio Santiago
      Ignacio Santiago 07/11/2016 en 11:36

      Hola Albert,

      Muchas gracias por tu comentario. Me alegro que te haya ayudado. Espero verte pronto de vuelta por aquí.

      Saludos

  6. Dona 05/06/2014 en 15:19

    Te recomiendo que Kanban Tool – aplicación visual de gestión de proyectos para la colaboración en tiempo real y el tiempo de seguimiento.

    • ignaciosantiago
      ignaciosantiago 07/06/2014 en 19:04

      Muchas gracias por la recomendación :)

    • Daría 22/04/2016 en 22:49

      Dona, qué bien que menciones la herramienta Kanban Tool. Sabes, desde cuando lo hemos introducido en mi empresa se ha mejorado la comunicación entre los compañeros porque ahora se ve bien qué es lo que estamos hacendo durante la jornada laboral y no hay nada qué esconder. Estoy muy satisfecha de su funcionamiento.

      • Ignacio Santiago
        Ignacio Santiago 24/05/2016 en 13:23

        Hola Daría,

        Gracias por tu comentario. Espero verte de vuelta pronto por aquí.

      • Agustín fernandez 28/03/2017 en 14:53

        Buenas a todos. Interesante artículo la verdad. Yo estoy probando ahora una app que se llama efectivus z pero en vista de que ya es el 2º artículo en que se recomienda esa herramienta quizás la pruebe. Gracias y un saludo.

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