¿Estás buscando una persona que atienda tus llamadas y realice tus gestiones diarias por ti? Internet ha revolucionado la manera de trabajar y los tipos de trabajos que entendemos «habituales» no dejan de actualizarse. De hecho, incluso el trabajo de secretaría ha entrado en un nuevo boom tecnológico: las secretarias virtuales. Hoy la organización y la estrategia van antes que la explotación y, aunque los nuevos emprendedores y empresarios intentan ajustar mucho el presupuesto (para conseguir el máximo con lo menos posible), es imposible que puedan hacer ellos solos.

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Aquí es donde entra el servicio de secretaria online 24 horas y me parece un tema tan interesante que he querido hacer una completa guía para explicarte en qué consisten, las ventajas que tienen para tu negocio (físico u online) y los mejores proveedores de oficinas virtuales. ¡No es de extrañar que existan secretarias virtuales! Si me pongo a pensar en detalle todo lo que hay que hacer para gestionar mi negocio a diario, me mareo. Aunque tengo un negocio online que requiere «menos recursos y personal», hay que atender llamadas de clientes, realizar campañas de email marketing, contestar comentarios de los blogs (son varios), reaccionar a las menciones y comentarios en las redes sociales ¡todos los días! Esto significa que, si lo hiciese yo, no tendría tiempo para dar a conocer mis productos y servicios (en definitiva, vender).

Ya seas empresario o no, seguro que te preguntas qué recursos vas a necesitar para hacer esa realidad esa idea o proyecto que tienes entre manos. Tranquilo, es lo más normal del mundo y la respuesta no siempre es fácil. Lo que si que te puedo decir es que, para no perder el camino y hacer lo que realmente es importante para tu negocio, tienes que centrarte y dedicar tiempo a establecer un orden y una estrategia. ¿Cómo conseguir gestionar todas tus proyectos y tareas sin perder el foco de tu actividad principal? Aquí te dejo varias claves que a mi me funcionan:

  • Productividad: El primer paso es enfocarte al 100% en tu productividad personal y aplicar el principio básico de la productividad: la priorización de tareas (evitando distracciones) y centrarte en lo que realmente es importante (hay muchos ebooks y libros de emprendimiento que hablan sobre este principio).

  • Organización: El segundo paso es ser muy organizado. Para conseguir esa organización primero tienes que saber qué tareas tienes que hacer, por qué las tienes que hacer, cuándo realizarlas y cómo realizarlas.

  • Planificación: El tercer paso es ser capaz de planificar. El objetivo es adelantarte a posibles oportunidades o problemas que vayan a surgir y establecer soluciones y rutas de trabajo (cuando te vas de viaje (lejos), viene muy bien establecer un ruta y hacer un mapa con las paradas para evitar retrasos o perder aviones, trenes o autobuses ¿Verdad? Haz lo mismo con tu negocio).

  • Delegación: El cuarto y último paso es ser capaz de delegar. En la sociedad en la que vivimos, con Internet a la cabeza, ser multitarea no funciona. De hecho, solo consigues ralentizar y atascar tus proyectos y la realización de tareas. Tienes que ser capaz de delegar los temas más «controlables» de tu negocio a otras personas y «confiar» es su buen hacer (aunque es lógico empezar con algo de miedo).

Qué es una secretaria virtual, en qué te ayuda y para qué sirve

Lo primero he de recalcar que una secretaria virtual no es un robot (la palabra «virtual» puede confundir). Se trata de una persona de carne y hueso que trabaja de forma virtual desde otro sitio (es decir, no trabaja en tu oficina físicamente) y que está totalmente equipada para gestionar tus tareas de manera virtual y en remoto. Además, una secretaria virtual no es un trabajador por cuenta ajena que tienes en plantilla, sino que es un profesional freelance en la que externalizas un trabajo o una serie de tareas.

En definitiva, una persona que trabaja por horas para ti, en base a lo que tú y tu negocio necesitáis en cada momento (es escalable). Son profesionales especializados en la organización, planificación, y gestión administrativa, que trabajan para ti desde su propia oficina y que disponen de conocimientos y experiencia que tu no puedes aportar a tus clientes. Gracias a su trabajo, podrás automatizar y estandarizar los procesos administrativos de tu negocio, liberándote de las tareas administrativas y aportando una mejor imagen a tus clientes actuales y a los futuros. ¿No es suficiente? Deja que te muestre algunas situaciones en las debes pasar a la acción y tomar la decisión de contratar una secretaria virtual:

  • El alto número de tareas diarias hace muy difícil la organización: Tienes infinidad de tareas que realizar en tu día a día y, aunque lo has intentando, te cuesta mucho encontrar esa organización y el orden que necesitas para seguir creciendo.

  • Estás pasando por un mal momento personal o profesional: Estás en una situación de estrés por acumulación de trabajo o problemas personales y, por mucho que te esfuerzas, todo te sale mal y no puedes enfocarte en tu actividad principal. De hecho, has llegado a perder el control y no sabes por dónde ni cómo empezar.

  • Vas de fuego en fuego: Aunque te esfuerzas mucho, las tareas no te dejan casi respirar y no te permiten avanzar. Tu día consiste, básicamente, en apagar fuegos y gestionar las tareas urgentes.

  • Quieres que tu negocio suba de nivel: Ha llegado el momento de expandir tu negocio y quieres lanzar un nuevo producto o servicio, pero eres consciente que el extra de trabajo que entraría sería un problema de gestión importante.

  • Trabajas mucho y estás buscando la manera de tener más tiempo libre: En este caso es muy probable que, después de muchos años trabajando muy duro, hayas decidido tomarte un tiempo para ti o simplemente tener más tiempo libre para tus cosas (también puedes estar buscando el ser más productivo y optimizar tu tiempo).

Ventajas de contratar a una secretaria virtual para tu negocio

Si te has visto reflejado en alguno de los escenarios o situaciones anteriores, entonces te interesa estar muy atento a las ventajas que puede aportar una asistenta virtual cualificada a ti y a tu negocio. Si decides poner una secretaria virtual en tu vida estarás obteniendo un ahorro de costes inmediato, optimizando tu tiempo (también el tiempo libre), ofreciendo una imagen más profesional a tus clientes e informado de todo lo que ocurra (correos, llamadas, etc) en tiempo real ¿Qué más quieres? De todas maneras, quiero explicarte las ventajas más destacadas que veo en un servicio de oficina virtual con secretaria:

  • Tener a mano una persona de confianza: En los negocios es clave la confiaza (tanto dentro de como fuera) y tener a una «mano derecha» y un apoyo y motivación constante te ayudará a estar más tranquilo y perseguir y conseguir tus objetivos.

  • Enfocar esfuerzos en los que realmente sabes hacer: Seamos serios, no todos valemos para coger llamadas o contestar correos y comentarios. De hecho, aunque se te diese bien, es una labor que desgasta mucho y que mal hecho consume mucho tiempo, por lo que contratar a una secretaria virtual que te de libertad para gestionar tu tiempo y emplearlo en tareas más prioritarias para tu negocio significa que podrás optimizar tu tiempo al máximo.

  • Organizar y planificar las tareas diarias de forma eficiente: Contratar una oficina virtual con personal cualificado mejora la organización y planificación de tu día a día.

  • Ahorrar gastos de contratación de personal: ¿Estabas pensando en contratar a personas? Seguridad social, días de vacaciones, cargas sociales, equipamiento y un largo etc. Si te decides por las secretarias virtuales sólo pagas por el tiempo dedicado (ni un euro más) y, cuando terminan las horas o la tarifa contratadas, se acabó.

  • Tener un trabajador atento 24 horas al día y los 365 días del año: Algunos servicios de oficina virtual con secretaria online se tarifica por llamadas o por horas, por lo que puedes establecer que su trabajo sea los 365 días del año. Te saldrá más caro, sí, pero podrás tener una ventana competitiva al atender todos los días del año.

Servicios habituales de secretaria virtuales para empresas o autónomos

Una vez que tienes qué es una secretaria virtual y las ventajas que ofrece a tu negocio, es importante que sepas qué te vas a encontrar si decides contratar este tipo de servicio. Enfocadas en pequeñas empresas o autónomos (las medianas y grandes empresas suelen tener su propia secretaria física), tienes un gran abanico de opciones que es mejor que entiendas antes de decidirte por un servicio u otro. Estos son los servicios de oficina virutal más habituales:

  • Atención telefónica: Servicio de secretaria virtual para pymes y autónomos atendiendo las llamadas entrantes como si se tratase de tu propia oficina. Lo hacen, además, con el nombre de tu empresa (por ejemplo «Consulta del Dr. Martínez, buenos días, ¿en qué puedo ayudarle?). Tras cada llamada atendida el sistema te envía, de forma automática, un email informando de quién te ha llamado y los datos facilitados. Además, podrás expandir tu negocio y proyectar una imagen corporativa y global con números telefónicos en diferentes partes del mundo.

  • Disponibilidad 24 horas: La atención personalizada 24 horas al día y 365 días del año para tu negocio te permite mejorar la imagen de tu empresa, reduciendo los tiempos de gestión y, sobre todo, no perder ninguna llamada de clientes potenciales. Algunos proveedores también disponen de gestión telefónica para servicios de emergencias, que incluso avisan a tus técnicos si así lo deseas.

  • Gestión de Agenda: Tu «secretaria» anotará las citas en una agenda personalizada, a la cual tendrás acceso directo (y online) para ver las citas, visitas o llamadas las 24 horas del día.

  • Encuestas de satisfacción: Hay proveedores que ofrecer verificaciones de calidad, mediante las cuales las operadoras realizan una encuesta de calidad para verificar la satisfacción del cliente con el producto (siempre respetando la seguridad y confidencialidad de las grabaciones).

  • Toma de pedidos: La obtención del pedido y el proceso de pago es el objetivo final de cualquier actividad de ventas, por lo que hay empresas que ofrecen un servicio de toma de pedidos para tiendas online.

  • Desvío de llamadas de tu móvil: ¿Has tenido un problema repentino y no puedes atender ni una llamada más? Tranquilo, podrás desviar tu teléfono fijo o móvil al centro de llamadas cuando quieras, tantas veces como necesites.

  • Confirmación de eventos: ¿Has planificado un evento y quieres confirmar la asistencia? Este servicio realizará llamadas telefónicas para confirmar la recepción de las invitaciones y confirmar la asistencia de los invitados (incluso para presentar el evento a otras personas).

  • Acceso a oficinas y salas de conferencia (físicas): Hay algunas empresas que ofrecen un servicio mucho más completo y alquilan salas de juntas equipadas y oficinas amuebladas por horas o días.

  • Recepción, almacenamiento y reenvío de tu correspondencia: Algunos proveedores de oficinas virtuales se encargan de recoger, almacenar y enviarte (en formato digital) tu correspondencia a cualquier parte del mundo.

  • Reuniones y viajes de negocios: ¿Qué necesitas? Organización, reservas de billetes, hotel, alquiler de vehículo, restaurantes, etc. No importa lo que necesitas, ellos te organizan el viaje de empresa sin necesidad de dedicar ni un minuto.

  • Reuniones y viajes de negocios: ¿Qué necesitas? Organización, reservas de billetes, hotel, alquiler de vehículo, restaurantes, etc. No importa lo que necesitas, ellos te organizan el viaje de empresa sin necesidad de dedicar ni un minuto.

  • Servicios de asistencia multilenguaje: ¿Quieres crecer en otros países pero el idioma es un obstáculo? Hay servicios de atención bilingüe a clientes que harán las delicias de cualquier pyme o autónomo que se quiera hacer visible en otros países.

Mejores servicios de secretaria virtual para empresas o autónomos

Existen muchos servicios hoy en día de secretaria online u oficina virtual para ayudarte como empresa o como autónomo a gestionar tu negocio. Entre los servicios más destacados que estas ofrecen están la atención y recepción de llamadas, la gestión de tu agenda personal y profesional a nivel de reuniones, eventos o viajes, así como la gestión de tus emails y otras tareas de tu negocio.

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Secretaria

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Secretaría es otro servicio de telesecretaría a medida de las necesidades de tu negocio. Atienden las llamadas en nombre de tu empresa de manera totalmente personalizada para que puedas disponer de más tiempo para otras tareas. Cuando estés reunido, fuera de la oficina o necesites trabajar sin interrupciones, puedes desviar tu teléfono y sus secretarias virtuales atenderán las llamadas en nombre de tu empresa. En todo momento te informan del contenido de las mismas vía SMS, correo electrónico o a través de su app.

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Activa Gestión

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Activa Gestión es un servicio online de secretarías y asistentas virtuales, que te ofrece atención de llamadas personal, una secretaria profesional a tu servicio, call center para pymes y autónomos  o una oficina virtual que te permita delegar algunas tareas a las que no llegas. Este servicio te permite aumentar tu productividad y rendimiento, evitando perder el tiempo en la gestión de ciertas tareas de tu negocio como puede ser el teléfono que quita demasiado tiempo.

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Secrelan

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Secrelan es otro servicio 100% personalizado de secretaria virtual para empresas y autónomos. Te permite optimizar tu tiempo a la vez que ganas flexibilidad y rapidez en la gestión de tus clientes. Es la mejor forma de ofrecer una imagen profesional si estás emprendiendo o si no tienes recursos para la contratación de más personal. Sus planes no tienen permanencia y sólo pagas por las llamadas atendidas.

Asistente Virtual

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Asistente Virtual ofrece un servicio de secretaria virtual 24 horas para la recepción y atención de las llamadas de tu negocio. Incluso si quieres pueden gestionarte las llamadas en fines de semana y festivos para que no tengas que preocuparte por nada, y cuidar siempre de tu imagen corporativa. Además las llamadas son atendidas por personal profesional y cualificado y personalizan la recogida de datos en la llamadas que reciban de tu negocio.

Atención de llamadas STK

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Atención de llamadas STK ofrece servicios de secretaría virtual como si estuviera en la propia oficina del negocio. En esta empresa se encargan de gestionar las llamadas de 8:00h a 20:00h en idiomas como el español, inglés y catalán. También te transfieren la llamada a través de e-mail, teléfono fijo o móvil, y SMS, pudiendo consultar el histórico de llamadas desde cualquier dispositivo. Su contratación supondrá un avance para el negocio y podrás ampliar el horario de atención al cliente por vía telefónica.

Bee Calling

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Bee Calling ofrece un servicio de secretaria virtual de atención al cliente y atención a llamadas telefónicas en idiomas como español, inglés y catalán. Es una empresa que se adapta a cualquier tipo de negocio y ofrece servicios sin permanencia como gestión de citas y reservas, gestión telefónica de cobros y telecobros, servicios de urgencia 24h, campañas de telemarketing, gestión de CRM y ERP, y servicios de atención técnica, entre otros.

Cloud Secretary

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Cloud Secretary ofrece un servicio de secretaría online para empresas, pymes y autónomos disponible las 24h del día en diversos idiomas. Esta empresa se encarga de la recepción de llamadas, de la gestión de la agenda y de la realización de tareas a través de una oficina virtual. Posee una prueba gratuita y diversas tarifas contratables según las necesidades del negocio en cuestión, por ello es recomendable seleccionar el plan más adecuado.

ContactSolutions

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Contact Solutions es un servicio online de call center 24 horas para tu negocio. Una herramienta que te ayuda a ofrecer una atención al cliente profesional y de calidad.  También ofrecen un servicio llamadas salientes para  la concertación de visitas, encuestas, verificación telefónica y un largo etc. que te permitirá ahorrar costes y mucho tiempo en la gestión de tu negocio, secretarías virtuales, toma de pedidos y un amplio etc para tu negocio.

Secreonline

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Secreonline es un servicio de secretaría virtual que te permite atender tu negocio sin interrupciones y sin perder llamadas. Dispones de un servicio ininterrumpido de 8 a 20 h de lunes a viernes desviando tu teléfono a tu secretaria online. Tu secretaria virtual te enviará un email inmediatamente después de atender cada una de tus llamadas para que siempre estés informado. Tan sólo tienes que indicarles qué tipo de llamadas son importantes para ti y trabajar con un protocolo establecido para ellas.

Secreyo

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Secreyo es un servicio de asistencia virtual y telesecretariado. Son especialistas que se encargan de la gestión de llamadas en un amplio horario laboral, gestión de citas y pedidos, resuelven de forma inmediata reclamaciones e incidencias, organizan viajes, reuniones y reservas, y envían los emails corporativos y SMS para avisos o comunicados. Puedes pedir presupuesto sin compromiso y sin permanencia o contratar sus servicios por menos de 1€ al día.

Taskmenot

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Taskmenot es una empresa que ofrece un servicio de asistencia personal online. Se encargan de llevar a cabo numerosas tareas, según el plan que haya sido contratado y el número de tareas a realizar. Asignan un asistente propio para trabajar en tu negocio y gestionan las llamadas y los e-mails, así como tareas de gestión de citas y reservas, ponerse en contacto con el cliente, etc. Posee una prueba gratuita y el contrato no tiene permanencia.

Tus Secretarias Online

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Tus Secretarías Online es un servicio de asistente personal y asistente administrativa disponible en inglés, francés, italiano y español para tu negocio. Además de la recepción y atención de llamadas, pueden organizar tu agenda, eventos, reuniones o viajes; pueden organizar y revisar tu email, y ayudarte en la supervisión de tus proyectos. Y cuidan de tu privacidad y de tus datos en todo momento, para que estés tranquilo.

Conclusión: Contrata una secretaria virtual y mejora tu negocio

Aunque Internet ha hecho que muchos trabajos desaparezcan, muchos de ellos lo que hacen es evolucionar. En el caso de las secretarias, no han hecho más que mejorar, y ahora cualquier pequeña empresa o autónomo puede automatizar y estandarizar los procesos administrativos y liberar de las tareas administrativas (de hecho, como has podido ver en la sección de servicios, pueden ir mucho más allá), aportando una mejor imagen a los clientes actuales y a los que vengan en el futuro. Yo, desde luego, que no tenía en mis planes contratar un servicio de oficina online con secretaria virtual estoy encantado y. si tienes ganas de probar, la mayoría de proveedores ofrecen días de prueba suficientes para saber si te beneficia o no.

¿Qué te ha parecido esta guía sobre las secretarias virtuales? ¿Ya sabes qué son y qué hacen por tu negocio? ¿Te estás planteando contratar un servicio de oficina virtual? ¿Crees que beneficiará de alguna manera a tu negocio? ¿Crees que me he dejado algo? ¿Tienes alguna experiencia que quieres contar? ¿Te has quedado con alguna duda o pregunta? Entonces te pido que dejes un comentario. Da igual que sea o una duda o un simple gracias, pero me alegraré mucho de leerlo y responderlo.

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Publicado por Ignacio Santiago

Soy muchas cosas, pero todo empezó como Blogger. Desde ahí he crecido como especialista en Marketing Online, aunque con mucha experiencia en Diseño Web, Blogging, SEO y WordPress. Ayudo a emprendedores y pequeñas empresas a crear, mejorar y potenciar su presencia y visibilidad en Internet, con un branding fuerte, que inspire confianza y que genere ventas.

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