¿Eres de los que no tiene una firma de correo? ¿Te estás planteando añadir una firma a tus correos electrónicos que refuerce tu imagen personal o de marca? ¡Estás en el sitio correcto! Tu firma de correo electrónico es tan importante como cualquier otro elemento de tu sitio web o producto, es tu sello de identidad y lo que te diferencia de los demás. Por ello, en esta guía, te voy a explicar cómo crear una firma de correo electrónico según el tipo de gestor de correo electrónico que tengas, porque no es lo mismo utilizar Gmail que Yahoo o Outlook.

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Muchas personas descartan su firma de correo electrónico como algo sin importancia y se convierte en una verdadera oportunidad perdida. Estas firmas son una excelente manera de identificarse, ayudar a las personas a conectarse contigo y obtener más información sobre ti, tu negocio o acerca de lo que estás trabajando. Crear una firma de correo electrónico no es difícil. La dificultad, como siempre, es pensar qué quieres poner. Si tus correos electrónicos son profesionales, definitivamente tiene más sentido incluir la información de contacto de tu empresa. Por otro lado, si tu correo electrónico es personal, definitivamente querrás que se vea un poco más informal. En cualquier caso, el proceso a seguir es sencillo y por centrar el tema, en esta guía vamos a ver cómo crear una firma de correo electrónico completa y profesional.

Una firma de correo electrónico es una plantilla en la que el remitente incluye información de interés para el destinatario, como el nombre, la información de contacto y la empresa para la que trabaja. También pueden incluir llamados a la acción, animaciones y otros elementos que se destacan de otras firmas de correo electrónico y fomentan acciones de interés para el remitente, como programar una cita, cerrar un trato o entregar contenido y materiales valiosos.

Una firma de correo electrónico es un bloque de texto, imágenes y enlaces que aparece en la parte inferior de cada correo electrónico que envía.

La forma más común de usar una firma de correo electrónico es incluir información de contacto como el título y el número de teléfono, pero puedes hacer mucho más. Cada vez más empresas consideran las firmas de correo electrónico como una oportunidad de marketing. Pero si tu firma de correo electrónico es solo una lista simple de información de contacto, no la estás utilizando en todo su potencial. Una buena firma de correo electrónico puede dar a conocer la marca, anunciar ofertas especiales, dirigir el tráfico a tu sitio web, etc.

Por qué necesitas una firma de correo electrónico

Cada vez que estableces un contacto profesional por correo electrónico con alguien, ya sea un cliente, un socio o un cliente que busca ayuda, tienes la oportunidad de proporcionar al destinatario información adicional o crear una impresión específica sobre tu marca. Una firma de correo electrónico representa tu imagen y la de una marca o empresa. Por lo tanto, tiene sentido crear una firma de correo electrónico perfecta por varias razones, que explicamos a continuación:

  • Profesionalidad y presentación: Si el contenido de tu mensaje es bueno, entonces la presentación de tu mensaje debería ser mejor para causar una mejor impresión. Agrega información sobre quién eres y qué haces, o sobre la empresa o negocio para el que trabajas.

  • Identidad: Los elementos visuales como los colores y las imágenes crean una buena imagen para el destinatario, ya que es una gran forma de presentación visual; hará que te recuerden. Una simple firma de correo electrónico es una forma de hacerlo.

  • Comunicación: Es más rápido encontrar información de contacto o información de la empresa justo en la parte inferior de cada mensaje, en lugar de visitar otra plataforma para obtenerla.

  • Eficiencia: Cada minuto ahorrado cuenta y las firmas de correo electrónico te permiten proporcionar información importante a cada contacto de correo electrónico sin tener que volver a escribirla otra vez.

  • Tráfico y generación de clientes potenciales: Dirigir el tráfico y generar clientes potenciales a través de correos electrónicos de marketing es una táctica bien conocida y es el tipo de contenido que mejor funciona para conseguir y alimentar a los clientes potenciales.

Qué debe llevar una firma de correo electrónico

Ahora ya sabes por qué necesitas una firma de correo electrónico. Pero, ¿qué se debe poner en él? Hay algunos elementos imprescindibles que componen cualquier buena plantilla de pie de página. Estos elementos trabajan juntos para crear un formato de firma de correo electrónico profesional y efectivo. Para generar un impacto, debes hacerlo bien y no olvidar los pequeños detalles que marcan la diferencia. Así que considera incluir algunos elementos básicos que deberían estar en cualquier tipo de correo electrónico:

#1 Nombre y rol en la compañía

El nombre es indispensable dentro de una firma de correo electrónico. Lo recomendable es incluir el nombre y el apellido juntos con la descripción de nuestro título. Por ejemplo, si somos diseñadores gráficos debemos incluirlo. Asimismo, si trabajamos para una empresa, debemos indicar su nombre y, en su caso, el cargo que ocupamos dentro de la misma. De esta manera, queda claro quiénes somos y qué hacemos.

#2 Información de contacto

Nuestra dirección de correo electrónico ya figura en la información del correo electrónico. Sin embargo, esto se puede agregar a la firma, ya que no todos los destinatarios abren los detalles de entrega para averiguar desde qué dirección se envió el mensaje. También es importante agregar información de contacto adicional, como un número de teléfono y la dirección de nuestro sitio web. En este caso, debes agregar un hipervínculo que lleve al usuario directamente a la página web.

#3 Llamada a la acción (CTA)

Algunas firmas de correo electrónico son solo para fines informativos. Pero tu firma también es una oportunidad para alentar a los lectores a hacer algo, como visitar su sitio web, leer una publicación de blog o aprovechar una oferta especial. Debes considerar incluir una llamada a la acción convincente en tu firma de correo electrónico.

#4 Enlaces sociales

Muchas firmas de correo electrónico ahora incluyen enlaces de contacto en redes sociales como Facebook, Twitter, YouTube e Instagram. Sin embargo, esto depende del objetivo que persiga cada empresa. En este caso, es una buena idea agregar un pequeño icono de la red social que estás utilizando y vincularlo a una URL para que los usuarios puedan hacer click en él y acceder rápidamente. Esta práctica es muy utilizada por empresas que generan contenidos en sus perfiles y tratan de aumentar el tráfico de esta forma.

#5 Diseño amigable

Así como lo que aparece en tu firma de correo electrónico es importante, también lo es cómo aparece. Si utilizas un diseño que no tiene color o que no se distingue del resto del mensaje, se está perdiendo la oportunidad de atraer nuevos usuarios. Cabe señalar que los colores utilizados en la firma deben coincidir con los colores corporativos de la empresa. Por la misma razón, no se recomienda utilizar demasiados colores. Por último, también es importante utilizar la jerarquía del texto, que ayuda a comprender el pie de foto y crea una armonía visual. En este caso, el orden de los elementos dependerá de lo que queramos resaltar primero. Este es un orden que podrías probar:

  • Imagen de la empresa.

  • Nombre y cargo.

  • Dirección.

  • Teléfono de contacto.

  • Página web.

  • Redes sociales.

Mejores generadores de firmas de correo electrónico

Es importante ser consciente del papel que juegan las firmas de correo electrónico en el branding de tu empresa. Con miles de correos electrónicos enviados a clientes existentes y potenciales todos los días, no hay forma de que tú o tu equipo puedan enviar un correo electrónico con una firma fea que no refleje la buena imagen de su empresa. Los pequeños detalles son importantes para tus clientes y, a menudo, marcan una gran diferencia. Es por eso que hemos decidido reunir los mejores generadores de firmas de correo electrónico gratuitos. Y para eso, hemos tenido en cuenta su facilidad de uso, su modernidad y que no requieran ninguna inversión para ti o para tu empresa.

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My Signature

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My Signature está enfocada más a los usuarios individuales, emprendedores, influencers y freelancers. Te permite seleccionar entre 11 plantillas que están muy bien diseñadas. Contienen todos los elementos necesarios para diseñar una firma que impacte. Algo que sin duda resalta de esta herramienta a diferencia de las demás es que te permite añadir el campo de responsabilidad. Este generador de firma cuida de manera perfecta los aspectos gráficos de las firmas.

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New Old Stamp

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New Old Stamp ofrece 30 plantillas para crear tu firma, te permite diseñar banners personalizados y añadir aplicaciones a tu firma. Esto la convierte en una herramienta que va más allá que un simple generador, ya que cuenta con un sistema de analíticas interno que te permite hacer seguimiento de los clicks en tu firma.

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HubSpot

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Hubspot ofrece a los usuarios la posibilidad de crear firmas de correo electrónico gratuitas con una plataforma muy fácil de usar. Puedes usar hasta 6 plantillas diferentes y también modificar colores, cambiar fuentes y colores según tu marca. No necesitas crear un perfil ni nada para crear tu firma de correo electrónico gratis. Después de crear la firma, simplemente puede copiar y pegar la firma o enviarla a tu correo electrónico o a el que tú quieras.

HoneyBook

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Honey Book te permite crear firmas de correo electrónico gratuitas que son perfectas para profesionales, propietarios de pequeñas empresas y autónomos. Su plataforma te proporciona elementos que te ayudarán a crear impresionantes firmas de correo electrónico para tu empresa.

MySigMail

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Con My SigMail puedes elegir entre 5 geniales plantillas y personalizarlas de acuerdo con tu información personal o de los miembros de tu equipo. Puedes agregar iconos de redes sociales o incluso agregar un enlace directamente para que tus clientes puedan descargar tu aplicación, si este fuera el caso de tu empresa.

SignMyEmails

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Al utilizar Signmyemails.com podrás crear una firma de correo electrónico gratuita y también tendrás la oportunidad de beneficiarte de sus complementos gratuitos, como: renuncias, pancartas, insignias, enlaces, citas, aplicaciones móviles o calendario de reuniones.

Cómo crear una firma de correo electrónico paso a paso

Conocer el mercado en el que opera tu negocio y tus necesidades individuales son requisitos previos para crear y perfeccionar una firma de correo electrónico. Hay dos formas principales de crear una firma de correo electrónico profesional: manualmente (imagen, HTML y texto) o usando un generador automático. Si tu empresa no tiene un diseñador en el equipo, la forma más fácil de crear una firma profesional y atractiva es utilizar un generador de firmas. Para salir del modo automático y crear algo que represente tu marca, lo mejor es invertir en el modo manual. Las firmas cifradas manualmente por profesionales evitan errores, colores no coincidentes o imágenes que aparecen como archivos adjuntos en lugar de enlaces. Por ello, a continuación, puedes encontrar los pasos de cómo crear una firma manualmente o usando un generador automático.

#1 Diséñala a medida o utiliza un generador

En el caso de crear una firma de forma manual, existen varios software y programas en línea que puede usar para crear manualmente una firma de correo electrónico profesional: Illustrator, Photoshop, Canva, Grunt y más. Para crear una firma que llame la atención e impresione a tus destinatarios, puedes seguir estos pasos:

  • Tener bien definidos los colores, la fuente y el logo de la marca.

  • Establecer el tamaño de la imagen.

  • Mantén el diseño y el estilo correcto, insertando espacios para compartir la información e implementar una jerarquía de diseño que dirija al destinatario a leer primero la información más importante.

  • Enfatiza tu nombre, puesto, la empresa y cualquier información de contacto que sea relevante para tus destinatarios.

  • Agrega iconos de redes sociales y otros enlaces relevantes.

  • Crea códigos UTM para rastrear los enlaces utilizados en tu firma.

  • Asegúrate de que el layout de tu firma sea compatible con los dispositivos móviles.

  • Asegúrate de que todos los colaboradores tengan el mismo layout de firma para correo electrónico.

En el caso de crear la firma con un generador, debes de saber que un generador de firmases una herramienta para crear y personalizar la información de la firma. Te permite crear diseños personalizados donde puedes incluir gráficos, enlaces, fotos y más. El generador de firmas de correo electrónico te ayuda a crear excelentes firmas de correo electrónico agregando información e imágenes a plantillas diseñadas profesionalmente. Así que si prefieres hacerlo con esta herramienta, aprovecha la lista que hemos creado en el apartado anterior sobre los mejores generadores de firmas de correo electrónico.

#2 Añade la información más importante

La información que aparece en la firma de tu correo electrónico debería incluir los datos básicos de contacto. Dependiendo de tu tipo de negocio y relación con tus clientes, los datos pueden variar. Por eso, voy a dividir los datos que me parecen imprescindibles y los que de alguna manera, me parece que aportan valor y me resultan interesantes:

Datos imprescindibles

  • Nombre y Apellidos.

  • Página Web de la empresa.

  • Dirección física.

  • Teléfono de contacto.

  • Logo de la empresa.

  • Cargo en la empresa.

Otros datos que aportan valor

  • Links de redes sociales.

  • Frase recordando cuál es la temática del negocio y el link para acceder a él.

  • Mail propio o de la empresa.

  • Texto aludiendo a la ley de protección de datos, confidencialidad, etc.

Dentro de la firma de correo se puede incluir algún otro tipo de información que no tiene por qué ser necesaria. Sin embargo, agregar un call to action (llamado a la acción) discreto al final de la firma y que parezca parte del texto es una buena idea para movilizar a los usuarios que reciben tus mensajes. También se podría añadir un mensaje medioambiental para dejar claro que eres responsable en todos los sentidos. Por ejemplo, podrías incluir la siguiente oración final: “No imprimas este correo electrónico a menos que sea absolutamente necesario. Evitemos dañar el medio ambiente con gastos innecesarios en papel y tinta”.

#3 Guárdala o expórtala en HTML

La forma más fácil de crear una firma de correo electrónico es crearla directamente en su cliente de correo electrónico. La mayoría de los principales clientes de correo electrónico le permiten agregar texto, imágenes y enlaces a su firma. También puedes crear tu firma de correo electrónico en un procesador de textos como Word o Google Docs y pegarla en el cuadro de firma de su software de correo electrónico. Es una manera conveniente de compartir plantillas de firmas de correo electrónico en toda la empresa. En algunos casos, un procesador de textos ofrece más opciones de edición que un cliente de correo electrónico.  Una vez tengas creado y diseñado tu firma, simplemente debes guardarla o exportarla como HTML. Aunque no lo creas, es preferible tener una firma en HTML para tus correos electrónicos antes que una imagen fija y para eso, te daré algunas razones:

  • Permite que las personas que reciben tus correos electrónicos simplemente hagan click en tu dirección web o perfil de red social sin tener que copiar y pegar el correo electrónico en su navegador.

  • Al permitir hacer click, es más probable que las personas que reciben tus correos electrónicos terminen en tus perfiles de redes sociales o sitio web como suscriptores o seguidores de su contenido.

  • Garantiza que los destinatarios de los correos electrónicos puedan al menos leer los textos que contienen tus datos personales o de la empresa, así como tus enlaces. Esto no sucedería si todo fueran imágenes, ya que algunos servidores de correo no permiten cargarlas.

  • Permite copiar y pegar datos como si fuera texto sin formato por si el destinatario es un cliente que lo necesita, por lo que te ayuda a hacerlo sin tener que ingresarlo manualmente.

Conclusión: Incluir la firma del correo electrónico es un diferenciador

Las empresas establecidas necesitan tecnologías innovadoras para seguir siendo relevantes. Puede parecer simple, pero incorporar una firma de correo electrónico en su estrategia de marketing digital marca la diferencia en las grandes campañas. Las firmas proporcionan a los destinatarios enlaces importantes, lo que facilita que los clientes potenciales obtengan la información más importante. Las firmas ayudan a crear conciencia de marca y también te permiten modificar la información y los enlaces para adaptarlos a las necesidades de tu público objetivo. Al proporcionar un número de teléfono de la empresa, llevas la comunicación a un nivel más personal. Ya sea que la hayas creado con un generador automático o lo haya hecho el equipo de diseño de tu empresa (o tú mismo), una firma de correo electrónico profesional debe servir para impresionar a los clientes potenciales con tu marca. Lo importante es aprovechar las estrategias de marketing y branding, utilizando una herramienta diaria: el correo electrónico.

¿Qué te ha parecido esta guía sobre cómo crear una firma de correo electrónico? ¿Conocías todos los generadores de firmas de correo electrónico que existen? ¿Hay alguna que te haya llamado la atención? ¿Crees que me he dejado alguna? ¿Te has quedado con alguna duda o pregunta? Entonces te pedimos que dejes un comentario. Da igual que sea o una duda o un simple gracias, pero nos alegraremos mucho de leerlo y responderlo.

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Publicado por Ignacio Santiago

Soy muchas cosas, pero todo empezó como blogger hace más de 20 años. Desde ahí he ido ido creciendo como persona y profesional hasta que decidí dejar un buen trabajo, emprender por mi cuenta y poner en marcha mi propia agencia de marketing digital. Ahora, junto con un equipo joven, motivado y muy cualificado, ayudo a profesionales y empresas a crear y hacer crecer su negocio en Internet ofreciendo un servicio de marketing digital atento, cercano, integral y profesional.

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