¿Quién no utiliza Google? Ya sea en tu vida personal (utilizar el buscador, mirar los Mapas de Google, tener una cuenta en Gmail, etc) o profesional (publicitar tu negocio en Google Ads, conectar tu sitio web con Google a través de Search Console, etc), Google ya es una de las principales herramientas a la hora de utilizar Internet. Tendrá sus fans y detractores, pero no queda ninguna duda en la que facilita al máximo el uso de sus aplicaciones, herramientas y servicios y las ponen a disposición de cualquier usuario desde cualquier dispositivo de forma totalmente gratuita. Pero ¿Hay alguna opción de pago con todavía más funcionalidad? ¡Pues sí! Aquí es donde entre su servicio para empresas y particulares Google Workspace (antiguo G Suite).

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Aunque a Google siempre se la ha conocido por su motor de búsqueda, hay mucho más. Esta empresa es la propietaria de algunos de los servicios online más populares y usados como, por ejemplo, su servicio de correo electrónico (Gmail), su servicio de mapas online (Google Maps, Google Street View y Google Earth), sus plataformas sociales (YouTube y Google+) y otros servicios como Google Noticias, Google Libros o Google Chrome. Google no pasa desapercibido en ningún sitio de Internet, por lo ha creado una suite donde ofrece a empresas y particulares herramientas para trabajar y gestionar sus negocios.

Partiendo de una simple cuenta de Gmail, Google Workspace te da acceso de decenas de aplicaciones y herramientas online no incluidos en las aplicaciones gratuitas de Google para consumidores. Entre los servicios más destacados están el correo electrónico de empresa (con el nombre de tu compañía), el doble de almacenamiento en la nube entre Gmail y Drive, asistencia por teléfono y correo electrónico, un tiempo de funcionamiento garantizado del correo electrónico de empresa del 99,9%, interoperabilidad con Microsoft Outlook, opciones de seguridad adicionales (autenticación en dos pasos e inicio de sesión único)  controles de administración de cuentas de usuario avanzados.

Google Workspace fue creado para satisfacer una necesidad del mercado: unificar servicios y ofrecérselos a particulares y empresas. Gmail fue la base sobre la que se construyo y, después de más de 10 años en el mercado, ha tenido nombres tan obvios como «Google Apps for Work«, «Google Apps«, «Gmail for Business» o «Gmail for your domain» (aunque ahora se llama Google Workspace). Si estás buscando una suite con aplicaciones y herramientas online que te ayude a gestionar la actividad de tu negocio estate atento a esta guía de Workspace, donde te voy a mostrar sus ventajas y características más destacadas, asi como registrarte y configurar tu correo con Google Workspace.

Índice

Qué es Google Workspace, cómo funciona y para qué sirve

Si vuelves atrás en el tiempo te das cuenta de que hay muchas cosas que has dejado de hacer (enviar cartas, llamadas desde un teléfono fijo, etc) y otras que llevas haciendo un tiempo con las que sería complicado no funcionar (tener una cuenta de correo electrónico, chatear a través del smartphone, acceder a la información en tiempo real, etc). Detrás está la evolución de la tecnología, que es imparable y que no para de sorprendernos. Workspace nace también de la evolución de un servicio y unas necesidades, y ha tardado tiempo en tener una identidad propia (ha tenido muchos nombres).

Google Workspace (anteriormente conocido como Google Apps for Work, Google Apps, Gmail for Business o Gmail for your domain) es un servicio de Google que proporciona varios productos de Google con un nombre de dominio personalizado por el cliente. Cuenta con varias aplicaciones y herramientas web con funciones similares a las suites ofimáticas tradicionales, incluyendo Gmail, Hangouts, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Groups, News, Play, Sites y Vault. Su creación fue obra de Rajen Sheth, gerente de productos de la empresa Google que posteriormente desarrolló Chrome.

Las aplicaciones de Google para empresas han ido aumentando su popularidad gracias a la facilidad con la que se utilizan, el ahorro de papel y la seguridad que ofrecen a los datos. Google Workspace, aunque es una herramienta que nació para satisfacer las necesidades de las empresas, cualquier persona se puede suscribir y acceder a todas sus herramientas online por una suscripción mensual. Desde una plataforma amigable y segura, facilita a las empresas la administración de sus archivos y información, beneficiando a estas últimas de un aumento de la productividad, una reducción de costes y una capa de seguridad infranqueable para sus datos.

Google Workspace es una plataforma de pago Google que te permite acceder a un ecosistema de aplicaciones y herramientas online que te ayudarán a gestionar mejor tu negocio y tu cartera de clientes.

Qué cambios tiene Google Workspace con respecto al antiguo G Suite

Aunque G Suite era un entorno diseñado para el trabajo colaborativo, productivo y en la nube, Google ha querido introducir cambios para adaptarse a las nuevas necesidades del trabajador actual. De esta forma, la plataforma se convierte en un espacio de trabajo integrado en la que el usuario puede encontrar todo lo que necesita para mejorar su comunicación y trabajo, esté dónde esté. En cuanto a las novedades, estas son los que más destacan:

  • Creación de documentos desde las Salas de Google: La primera novedad que introduce Google Workspace para mejorar la integración de todo su sistema es la posibilidad de crear los documentos directamente desde las Salas de Google/Gmail. Esto le permite al usuario ahorrarse tiempo en abrir Google Drive, crear el documento y compartirlo con su equipo, ya que con esta función las tres acciones se resumen en una.

  • Más inteligencia: Google Workspace también añade más inteligencia. Concretamente, con su chip inteligente tendremos mucha más información sobre la persona a la que mencionamos, apareciendo automáticamente una ficha con sus datos y acciones sugeridas, basadas en la actividad anterior.

  • Previsualización de enlaces en Docs: Esta se trata de una actualización más que nos permite ahorrar tiempo y trabajar de forma productiva sin tener que abrir múltiples ventanas. De esta forma, si alguien enlaza un contenido en un documento de Google, haciendo click encima de este puedes ver una previsualización de lo que contiene. Es más, si el contenido enlazado también es un documento de Google, puedes previsualizar las distintas diapositivas de este.

  • Modo Picture in Picture en Google Meet: Por último, una de las novedades más interesantes de Google Workspace, ya que con el modo PiP puedes editar documentos de Google viendo las reacciones de nuestro equipo “face to face”. Esto significa que, si estás en una videollamada en Google Meet y quieres editar un documento de Google cambiando de ventana, la videollamada adoptará forma de pop-up y puedes seguir viendo las caras de tu equipo (en tiempo real). Se trata de una modificación muy útil, sobretodo pensando en esos equipos que realizan trabajo en remoto o a distancia de forma habitual y no quieren perder el contacto mientras trabajan juntos.

Google Workspace ha lanzado novedades pensando en el usuario y en la «nueva forma de trabajar«. Ahora es una plataforma más integrada y productiva.

Razones de peso para pagar Google Workspace

La confianza y la seguridad que brinda Google hacen que pueda ofrecer un servicio perfecto para empresas. De hecho, los números hablan por sí solos, ya son más de 5 millones de empresas las que están suscritas a Google Workspace. La receta, aunque es sencilla, no puede prepararla cualquiera, ya que, aparte de ofrecer decenas de aplicaciones y herramientas online, permite una administración fácil y rápida en la nube, lo que disminuye los costes y mejorar la productividad de la organización.

Además, por si eso fuera poco, las empresas pueden estar seguras de que toda su información y trabajo estarán protegidos. De hecho, en este sentido Google planta cara (y gana) a on-premise y las nubes privadas, que son las tecnologías más avanzadas para abordar la seguridad de los servidores. El objetivo de Google es lograr la protección de datos y mantener al cliente 100% seguro de que sus datos están bien protegidos. Google Workspace, al ser parte de Google, crea un clima de confiabilidad inmediata y da tranquilidad a empresario. De todas maneras, suscribirte tiene muchas ventajas. De hecho, he hecho una lista con las razones de peso para darte de alta en Google Workspace:

  • Acceso instantáneo dónde y cuando quieras desde cualquier dispositivo: Puedes acceder a todas las herramientas de trabajo de Google desde tu PC, Mac, teléfono móvil o tablet. Además, para iniciar sesión estarás protegido por potentes sistemas de autenticación y seguridad (es una plataforma muy segura y de fácil manejo para todo un equipo de trabajo).

  • Seguridad, antivirus y anti-spam: Pagar una suscripción a Google Workspace significa que Google pone a tu disposición una larga experiencia en seguridad de servidores e instalaciones. La seguridad de tus archivos estará protegida por Google File System, un sistema de almacenamiento diseñado directamente por Google. Además, el servicio de G-Suite incluye un antivirus y anti-spam que te ayudarán a luchar contra los correos no deseados en los correos de los miembros del equipo.

  • Hacer cambios en los archivos y ver los cambios en tiempo real: La ventaja sobre la versión gratis de las apps de Google es que te permite ver en tiempo real los cambios que se estén realizando en los archivos, añadir comentarios en tiempo real y modificar todo lo que necesites (podrás trabajar con tu equipo sin la necesidad de estar en el mismo espacio físico). Los cambios se reflejan al momento de realizarlos y dos personas pueden estar trabajando en el mismo archivo desde donde se encuentren, a cualquier hora y desde cualquier dispositivo.

  • Crear y gestionar el correo electrónico desde un mismo sitio: Desde tu consola de Google Workspace puedes crear direcciones de correo electrónico con tu dominio (con el esquema nombre@ejemplo.com) y administrar todo el correo desde una misma plataforma.

  • Fácil y rápido de utilizar: Las apps de Google están pensadas para los usuarios más inexpertos, por lo que aprenderás a usarlas rápida y fácilmente. También es interesante que las aplicaciones de Google Workspace sean muy parecidas a las aplicaciones gratuitas (a las que todo el mundo está acostumbrado). Esto es muy conveniente a la hora de aplicar Google Workspace en tu negocio, ya que todos los empleados se adaptarán de manera automática a la plataforma.

  • Incrementa la creatividad y la colaboración del equipo de trabajo: Al disponer de Google Workspace para ti o tu empresa incentiva al equipo a desarrollar su creatividad de manera más fluida ya que pueden obtener un feedback de sus compañeros en tiempo real (la colaboración del equipo de trabajo es sumamente importante para una mejor productividad global de la empresa).

  • Almacenamiento de datos global: El acceso a tus archivos digitales es prácticamente igual que con la versión gratuita de cualquier app de Google. La diferencia es que, al tener dominio de empresas, puedes tener el acceso a los archivos almacenados de toda la empresa (de los tuyos y el resto del equipo).

  • Plataforma 100% cloud: La nube que ofrece Google está soportada por una avanzada infraestructura de servidores, creada para permitir a los usuarios acceder a sus aplicaciones desde la web. No hay necesidad de instalar hardware o software (lo que disminuye las vulnerabilidades).

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Aplicaciones incluidas en la suscripción de Google Workspace

Ya sabes en qué consiste Google Workspace y sus ventajas a la hora de implementarlo en tu negocio, pero ¿Sabes realmente a qué apps de Google tienes acceso cuando pagas la suscripción? Lo que Google ofrece es una suite con decenas de aplicaciones propias desarrolladas para mejorar tu eficiencia y productividad. La suscripción de Google Workspace te permite acceder a muchos de los servicios de Google, pero con funciones avanzadas y pensadas para facilitarte la vida. Estas son las apps que conforman Google Workspace:

Admin (Administrador)

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Google Admin es la app de Google Suite, que te permite controlar todo. Con el administrador de Google Suite puedes agregar usuarios, administrar dispositivos y configurar la seguridad y otros parámetros con facilidad para que tus datos estén siempre protegidos. La administración centralizada permite una configuración y una gestión rápida y fácil. Te permite proteger tu organización con las estadísticas de seguridad y las recomendaciones del centro de seguridad.

App Maker

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App Maker es otra interesante app del paquete Google Suite, que sirve para crear aplicaciones que ayuden a resolver problemas, como acelerar los flujos de trabajo o escalar las operaciones internas de tu empresa, mediante el entorno de desarrollo con bajo nivel de codificación de Google Workspace. App Maker se incluye en las ediciones de Google Workspace Business y Enterprise, como también en Google Workspace for Education. Las plantillas, el diseño de la IU con la función de arrastrar y soltar, y la creación de modelos de datos permiten a desarrolladores crear aplicaciones de forma sencilla para que sus equipos cuenten con más recursos.

Calendar (Calendario)

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Google Calendar es una app de Google Suite, que te permite programar eventos rápidamente consultando la disponibilidad de tus compañeros de trabajo o superponiendo sus calendarios en una vista única. Puedes compartir calendarios para que las personas vean los detalles completos de un evento o simplemente para que sepan si estás disponible. Es un calendario online integrado y diseñado para trabajar en equipo desde un mismo sitio.

Cloud Search

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Google Cloud Search es otra app del Suite de Google que te permite encontrar la información que necesitas cuando la necesitas.  Sirve principalmente para hacer búsquedas en el contenido de tu empresa en Google Workspace. Ya sea Gmail y Drive o Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Calendario y mucho más, Google Cloud Search responde tus preguntas y te da sugerencias relevantes para ayudarte durante todo el día, en más de 100 idiomas diferentes.

Docs (Documentos)

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GRATIS

Google Docs es otra app de Google Suite que te facilitará crear y editar documentos de texto directamente en tu navegador sin necesidad de  un software específico como el Word. Además pueden trabajar varias personas al mismo tiempo en un archivo y todos los cambios se guardarán automáticamente en el mismo documento. Funciona con todos los tipos de archivos más habituales, importando documentos  Word o PDF y exportarlos en .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt o .html.

Device Policy (Dispositivos móviles)

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GRATIS

Google Device Policy es otra app de Google Workspace, para el control de dispositivos móviles. Puedes mantener los datos seguros con la administración para dispositivos móviles fácil de configurar para Android, iOS, Windows y otros smartphones. Un teléfono perdido o una tablet robada, cosas que pueden pasar… Pues con esta app podrás mantener los datos de tu empresa seguros.Puedes requerir bloqueos de pantalla, contraseñas seguras y borrar datos confidenciales con el borrado del dispositivo o el borrado selectivo de cuentas para iOS y Android.

Drive

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GRATIS

Google Drive es otra app de G-Suite que sirve para alojar, almacenar y compartir archivos en la nube de forma segura y desde un único lugar. Puedes acceder a ellos en cualquier momento desde un dispositivo móvil o de escritorio. Puedes mantener tus archivos en privado o compartirlos con otros usuarios,  otorgando permisos para descargar, editar, comentar o ver los archivos. Drive te ofrece 15 GB de espacio gratuito y luego te permite contratar planes ad hoce al espacio que necesites.

Forms (Formularios)

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GRATIS

Google Forms es otra app de Google Suite que sirve para crear formularios personalizados para encuestas y cuestionarios de forma gratuita. Recopila toda la información en una hoja de cálculo y te permite analizar los datos directamente en las Hojas de Cálculo de Google. Los formularios se crean con la misma facilidad con la que creas un documento, seleccionando entre distintos tipos de preguntas, arrastrando y soltando las preguntas para cambiar el orden y personalizar los valores simplemente pegando una lista.

Gmail

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GRATIS

Gmail es una app de Google incluida en G-Suite, que te permite tener una cuenta de correo electrónico seguro, privado y sin anuncios. Con Gmail puedes recibir, enviar y gestionar tus mensajes de email con notificaciones en tiempo real. Además almacena tus datos y correos electrónicos importantes de forma segura. Los administradores de TI pueden gestionar las cuentas de toda su organización y sus dispositivos de manera centralizada.

Google +

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GRATIS

Google plus es otra app de Google Suite que te permite crear una comunidad online en la que tus empleados pueden compartir intereses comunes, ideas nuevas y actualizaciones de equipo de forma segura y en tiempo real. Es la red social de Google, con la que puedes compartir ideas y contenido a través de publicaciones, comentarios y comunidades. Además está disponible para IOS y Android facilitando el acceso y la interactuación de cualquier miembro en cualquier momento y desde cualquier sitio.

Hangouts Chat

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GRATIS

Hangouts Chat de Google Suite es una plataforma de mensajería instantánea. Permite que los equipos puedan trabajar fácilmente en un solo chat, a través de mensajes directos hasta conversaciones de grupo, pudiendo así trabajar en equipo de forma fácil y eficaz. Con conversaciones y salas virtuales exclusivas para alojar proyectos a lo largo del tiempo, simplificando el registro del progreso y el seguimiento de las tareas. Google Haghouts Chat admite 28 idiomas y cada sala puede contener hasta 8.000 miembros.

Keep (Notas)

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GRATIS

Google Keep es una app de Google Workspace, que como si fuese un post-it o un block de notas online, te permite apuntar cualquier cosa, ideas, datos importantes, aumentando así tu productividad. Te ayuda a tener tus tareas organizadas y recordar aquellas que tienes pendientes, fácilmente desde tu ordenador. Además puedes colaborar en las notas de otros compañeros y establecer recordatorios para seguir su agenda. El contenido se sincroniza en todos tus dispositivos, por lo que los datos importantes siempre se encuentran a tu alcance.

Meet de Hangouts

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GRATIS

Meet de Hangouts es otra app de Google Suite, para hacer videoconferencias en tu empresa o negocio. Te permite conectarte con tu equipo desde cualquier sitio en cualquier momento. Es un servicio de videollamadas, que te permite reunirte cara a cara con tus compañeros, jefes o clientes ahorrándote costes de desplazamiento o alojamiento.

Sheets (Hojas de cálculo)

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GRATIS

Google Sheets es otra app de Google Workspace que te permite trabajar directamente con los miembros del equipo en la misma hoja de cálculo de forma simultánea. Puedes realizar cálculos con fórmulas simples o sofisticadas. Todos los cambios se guardan automáticamente a medida que vas añadiendo contenido. Puedes importar hojas de cálculo existentes de otros formatos, como Excel, y exportarlas en formatos .xlsx, .csv, .html, .ods o .txt.

Sites (Sitios)

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GRATIS

Google Sites es una app de G-Suite, que te permite crear un sitio web atractivo y de alta calidad para tu equipo, proyecto o evento. Los sitios web se ven desde cualquier tipo de dispositivo. Además, no es necesario que tengas conocimientos de diseño o programación. Ofrece temas creados especialmente para que tu contenido se destaque. La creación y la edición del contenido es sumamente fácil: solo tienes que hacer clic, arrastrar o soltar. Sites facilita la colaboración con edición conjunta en tiempo real y los mismos controles de uso compartido eficaces que utiliza en Drive y Documentos.

Slides (Presentaciones)

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GRATIS

Google Slides es una app de Google Suite para crear y editar presentaciones profesionales y atractivas en tu navegador sin necesidad de un software específico. Además pueden trabajar varias personas al mismo tiempo sobre la misma presentación; de esta forma, todos tienen siempre la versión más reciente. Funciona en PCs, Macs, teléfonos móviles y tablets, pudiendo ver o incluso exponer tus presentaciones desde el teléfono móvil o el tablet y practicar con tu presentación hasta el último momento.

Vault (Copias de seguridad)

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GRATIS

Google Vault es la app de Google Workspace, que te permite hacer copias de seguridad de todos tus contenidos. Administrar, retener, buscar y exportar el correo electrónico de tu organización, el contenido de los archivos de Google Drive y los chats registrados. Como parte de las ediciones de Google Workspace Business y Enterprise, Vault te permite archivar los datos empresariales de los productos de Google Workspace, incluidos las unidades de equipo de Google, Gmail, Google Drive, Grupos de Google y Hangouts Meet de Google.

Descuento para empezar a usar Google Workspace pagando menos

Me he puesto en contacto con Google y me han dado un cupón descuento de Google Workspace para que empieces pagando un 20% menos. Este descuento es aplicable a usuarios que estén en España, por lo que, si me lees desde latinoamérica, por favor, avísame en los comentarios y te envío uno para ti. Para el plan Google Workspace Basic utiliza el código «C9NFDC6HWMHLU4J» y para el plan Google Workspace Business el código «C7YLMPM7TG7AAK4«.

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Pasos para registrarte y configurar tu correo con Google Workspace

Una vez que conoces todas las características de GSuite y tienes claro que quieres las apps de Google a tu servicio, es momento de crear la cuenta, que te dará acceso a todo el mundo LinkedIn. Hacerlo te va a llevar unos pocos minutos, por lo que es rápido y fácil. Sigue estos pasos y asegúrate de tener mucho cuidado con la contraseña que elijas (recuerda crear una contraseña fuerte y segura).

Puedes probar Google Workspace gratis durante 14 días y sin tener que descargar ningún software antes de tomar la decisión final. Recuerda que es imprescindible tener un dominio web (o registrarlo a través del proceso de alta de Google Workspace).

#1 Dirígete a Google Workspace e inicia el proceso de registro

El primer paso consiste en acceder a la página web de Google Workspace. Basta con que escribas «Google Workspace» en la caja de búsqueda de Google (aparecerá el primero en la búsqueda), aunque siempre es mejor acceder a través de su dominio workspace.google.com (para evitar equívocos). Para empezar el proceso de registro haz click en el botón azul «Empieza aquí» y sigue todos los pasos que te voy a explicar a continuación.

como crear cuenta empresas google apps g suite

Haz click en el botón azul «Empieza aquí» para empezar el proceso de registro

#2 Determina el nombre, empleados y ubicación de la empresa

¡Llega el momento de la verdad! Empieza el proceso de registro y Google te pide los primeros detalles sobre tu empresa. Ya tengas una empresa real en funcionamiento, seas un simple autónomo o un particular, el proceso de exactamente el mismo. En este paso Google te recuerda que con una cuenta de Google Workspace obtendrás acceso a correo electrónico de empresa, videoconferencias, almacenamiento online y otras herramientas empresariales. Escribe los datos y haz click en «Siguiente»:

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Google te pide los primeros detalles sobre tu empresa (nombre, número de empleados y ubicación)

No hace falta tener una empresa en funcionamiento para darse de alta en Google Workspace. Si eres un particular también puedes darlo de alta sin problema.

#3 Proporciona información de contacto

Al crear la cuenta de Google Workspace, te conviertes en su administrador, por lo que Google necesita un nombre, apellidos y tu correo electrónico actual. De todas maneras, no te preocupes ya que podrás asignar esta función a otro usuario más adelante. Ahora rellena los datos y después haz click en «Siguiente»:

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Para crear la cuenta Google necesita un nombre, apellidos y tu correo electrónico actual

#4 Indica un dominio web para crear la cuenta (o registra uno)

Para configurar el correo electrónico y una cuenta de Google Workspace para tu empresa, necesitas un dominio web. En mi caso, he puesto de ejemplo frenchiemania.com, un dominio de mi propiedad que he registrado a través de Godaddy y Namecheap. Un dominio es el texto que aparece después de «www» en las direcciones web (por ejemplo www.ejemplo.com) y después del símbolo «@» en las direcciones de correo electrónico (por ejemplo nombre@ejemplo.com). Por ello, necesitas haber registrado uno. Una vez lo tengas rellena los datos y haz click en «Sí, tengo un dominio válido»:

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Si eres propietario del dominio web que quieres usar para crear la cuenta de Google Workspace haz click en «Sí, tengo un dominio válido» (sino elige la otra opción)

como crear cuenta empresas google apps g suite dominio

Indica el nombre del dominio web del que eres propietario (escríbelo sin www)

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Indica a Google que quieres utilizar ese dominio para configurar la cuenta de Google Workspace y, por lo tanto, usarlo en los correos electrónicos corporativos

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Si no tienes un dominio web en propiedad, regístralo a través de Google (aunque te recomiendo Godaddy y Namecheap por precio y servicio)

#5 Proporciona una dirección de correo electrónica secundaria

En este paso Google te pide una dirección de correo electrónica secundaria para enviarte información importante sobre la cuenta. Es imprescindible que no pertenezca al dominio que hayas elegido en el paso anterior, ya que así podrás consultar la información de recuperación de la cuenta si alguna vez no puedes acceder a la misma. Basta con que escribas el email y hagas click en «Siguiente»:

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Indicia una dirección de correo electrónica secundaria para que Google pueda enviarte información importante sobre la cuenta

#6 Decide si quieres que Google te envíe sugerencias, ofertas y anuncios

En este paso Google te sugiere la posibilidad de enviarte sugerencias útiles, ofertas especiales y anuncios, además de invitarte a hacer comentarios sobre la plataforma. Aunque no es algo necesario, si eres novato en Google Workspace te recomiendo que lo actives, porque podrás recibir consejos muy útiles para sacarle mayor rendimiento a tu cuenta. Basta con que hagas click en «Aceptar»:

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Google te sugiere la posibilidad de enviarte sugerencias útiles, ofertas especiales y anuncios

#7 Determina el nombre de usuario y contraseña para iniciar sesión

Para que Google active tu cuenta necesito un nombre de usuario y una contraseña. De hecho, esta información es la que tu (y quien quieras) usarás después para acceder a la plataforma de manera automática, por lo que te sugiero que sea el nombre sea fácil de recordar y la contraseña lo más fuerte y segura posible. Rellena los datos, activa el Captcha y haz click en «Aceptar y confirmar»:

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Indica el nombre de usuario y la contraseña que usarás para acceder a la plataforma de Google Workspace

#8 Selecciona el plan de pagos que mejor se adapte a tu negocio

Google ofrece dos opciones de pago, una mensual, que se paga a final de mes y que tiene un precio de 4€, y otra anual, que te ahorra algunos euros (no son 48€, sino 40€ al año). Ambos planes te dan acceso a lo mismo, por lo que, si decides apostar por Google Workspace te recomiendo la opción anual. Si, por el contrario, todavía no lo tienes muy claro, elige la opción mensual y comprueba si Google Workspace es para ti.

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Elige el plan de pagos que mejor se adapte a tu negocio (mensual o anual) y haz click en «Siguiente»

Ambos planes te dan acceso a lo mismo y tienen acceso a una prueba gratuita de 14 días.

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Indica tu información de facturación, haz click en «Siguiente» y finaliza el proceso de registro

#9 Lee detenidamente el correo de bienvenida de Google Workspace

¡Ya está listo! Tu prueba de 14 días acaba de comenzar y Google te ha enviado un correo de bienvenida donde te explica en detalle todo lo que tienes que hacer para empezar a funcionar. Te recomiendo que lo leas detenidamente y que comprendas al 100% cada detalle para obtener el mayor rendimiento posible para tu negocio.

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Precio de tener decenas de apps de Google a tu disposición

¡Momento de hablar de dinero! Google Workspace, aunque tiene un precio muy competitivo para todo lo que ofrece (ínfimo para una empresa que quieras aumentar su productividad), cobra entre 4,68€ y 15,60€, siempre dependiendo de si lo pagas mensual a anualmente (también tiene una opcion a medida). De hecho, si lo pagas por años, es donde conseguirás el mejor precio, ya que Google te facturará mensualmente con una tarifa reducida. Estos son los precios si lo pagas mensualmente:

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Paga menos de 4€/mes y ten acceso a decenas de apps online

Alternativas a Google Workspace en cuanto a precio y variedad

Aunque a Google siempre se la ha conocido por su motor de búsqueda, hay mucho más. Google no pasa desapercibido en ningún sitio de Internet, por lo ha creado una suite donde ofrece a empresas y particulares herramientas para trabajar y gestionar sus negocios. Partiendo de una simple cuenta de Gmail, Google Workspace te da acceso de decenas de aplicaciones y herramientas online no incluidos en las aplicaciones gratuitas de Google para consumidores. Esta suite de herramientas online fue creada para satisfacer una necesidad del mercado: unificar servicios y ofrecérselos a particulares y empresas, pero tiene interesantes alternativas:

Microsoft Office 365

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Para empresa desde 4,20 €/mes hasta 10,50 €/mes – Para el hogar desde 69 €/año hasta 149 €/año

Microsoft Office es una suite ofimática que abarca el mercado completo en Internet e interrelaciona aplicaciones de escritorio, servidores y servicios para los sistemas operativos Microsoft Windows, Mac OS X, iOS y Android. La última versión de la suite ofimática es el Microsoft Office 2019 y es de las más demandadas en el mercado. Incorpora multitud de herramientas tanto para la empresa como para tu hogar, entre las más conocidas está Word, Powerpoint, Excel, Access, pero tiene muchas más de gran utilidad.

Ir a Microsoft Office 365

OnlyOffice

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Prueba gratuita de 30 días – Precios en la nube desde 7 €/mes hasta 436 €/año

Onlyoffice te permite gestionar tu oficina privada en la nube, con todas las herramientas de ofimática que necesitas para funcionar. Te permite editar y administrar todo tipo de documentos en línea para poder trabajar con  ellos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Onlyoffice ofrece a los usuarios una gama completa de herramientas de formato y características de colaboración. Acceda, busque, comparta y colabore en documentos de texto complejos, hojas de cálculo y presentaciones en línea. Además es gratuito para las instituciones educativas y empresas sin ánimo de lucro.

Ir a OnlyOffice

Zoho WorkPlace

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Mail lite $1/mes – Standard $3/mes – Professional $6/mes

Zoho WorkPlace, es otra alternativa a Google Suite, con todas las herramientas que necesitará para crear, colaborar y comunicarse con sus equipos en un conjunto integrado de aplicaciones. Al igual que Google Workspace, incorpora aplicaciones para procesar textos y hojas de cálculo, compartir documentos, correo electrónico, chat y reuniones online y mucho más. Tiene aplicaciones para IOS y Android, para que puedas acceder a tu lugar de trabajo, en cualquier lugar y en cualquier momento. Zoho Workplace ofrece una versión gratuita de hasta 5GB, para 5 usuarios; o una versión de pago a medida, en función de las aplicaciones que quieras usar.

Ir a Zono Workplace
Más alternativas a las apps y herramientas de Google

Conclusión: Google Workspace, un conjunto de apps ofimáticas para empresas ideal

Que Google es, en la actualidad, una de las empresas más competitivas e innovadoras en el mercado las herramientas ofimáticas para empresas no hay ninguna duda. De hecho, destaca por ofrecer tantos aplicaciones y beneficios, a cambio de un precio muy competitivo. Tanto si estás iniciando tu andadura empresarial como si ya llevas tiempo con tu negocio y quieres tener acceso a herramientas en la nube que sean fáciles de usar, Workspace es un claro ganador, siempre y cuando le saques provecho y uses su plataforma.

¿Qué te ha parecido esta guía para conocer Google Workspace y todas las apps que Google ofrece a empresas a cambio de una suscripción? ¿Ya usas Google Workspace en tu negocio? ¿Crees que me he dejado algo? ¿Tienes alguna experiencia que quieres contar? ¿Te has quedado con alguna duda o pregunta? Entonces te pido es que dejes un comentario. Da igual que sea o una duda o un simple gracias, pero me alegraré mucho de leerlo y responderlo.

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Publicado por Ignacio Santiago
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Soy muchas cosas, pero todo empezó como Blogger. Desde ahí he crecido como especialista en Marketing Online, aunque con mucha experiencia en Diseño Web, Blogging, SEO y WordPress. Ayudo a emprendedores y pequeñas empresas a crear, mejorar y potenciar su presencia y visibilidad en Internet, con un branding fuerte, que inspire confianza y que genere ventas.

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Deja tu comentario y opina (12 Comentarios)
  1. Carolina 14/06/2020 a las 19:49 - Responder

    Hola estoy a punto de pagar! Quiero saber es si puede integrarse un botón de pagos como PSE o tarjetas de crédito? Es un valor adicional? No entiendo de las app disponibles cual lo hace?

    • Ignacio Santiago 07/07/2020 a las 10:00 - Responder

      Hola Carolina 😊,

      Gracias por tu comentario, me encantaría ayudarte pero no entiendo muy bien la pregunta, lo mejor es que contactes con Google Suite, porque la funcionalidad que indicas la desconozco. Saludos!

  2. Roberto 22/02/2020 a las 00:58 - Responder

    ¡Muchas gracias por el código de descuento! Cuando lo ví, me animé definitivamente a registrarme. Saludos, Ignacio.

    • Ignacio Santiago 25/02/2020 a las 09:57 - Responder

      Hola Roberto 😊

      Gracias por tu comentario, me alegro de que la Guía sobre G Suite te haya sido de interés y que el código de descuento del 20% te animara a crear tu cuenta. Espero que la disfrutes y te sea de utilidad. Espero verte pronto de vuelta por el blog.

      ¡Saludos!

  3. Freddy Antonio 14/11/2019 a las 17:44 - Responder

    Hola, solo quería decirte que por artículos como este es por lo que sigo leyendote semana a semana. Gracias.

    • Ignacio Santiago 19/11/2019 a las 09:48 - Responder

      Hola Freddy 😊

      Te agradezco de corazón tu comentario. Estoy aquí para aportar mi pequeño granito de arena y lo hago con gran ilusión pero nunca está demás que a uno le reconozcan de vez en cuando su esfuerzo. Gracias a ti por contar conmigo.

      ¡Saludos!

  4. Daniel Duran 28/10/2019 a las 16:02 - Responder

    Mi equipo y yo estamos arrancando un proyecto empresarial y actualmente solo somos 3 trabajadores.
    Estamos trabajando con las aplicaciones de Google pero gratuitas y se nos permite añadir nuestra cuenta de correo corporativo (la cual de encuentra en un hosting externo).
    Al ser solo 3 personas y disponer del correo corporativo, no vemos necesidad de contratar el Gsuite básico ya que podemos utilizar todas las aplicaciones que necesitamos.

    La pregunta es, ¿hay alguna particularidad de Gsuite que sea indispensable y que tendría que tener en cuenta para llevar el negocio? ¿El tema de seguridad y almacenaje de datos es peor en la cuenta gratuita que la pagada?
    ¿debería de contratar una sola cuenta de usuario para seguir trabajando como lo hacemos hasta ahora y disponer de más protección del negocio?

    Muchas gracias

    • Ignacio Santiago 12/12/2019 a las 13:14 - Responder

      Hola Daniel, gracias por tu comentario. Google Suite tiene opciones interesantes gratuitas que están muy bien, pero la versión de pago sin duda es mucho más completa. El tema de un email por ejemplo está bien que cada uno pueda tener el suyo propio. En la propia página de G Suite tienes una tabla comparativa con todas las diferencias de las versiones y lo que incluyen que probablemente te arroje luz sobre qué es lo mejor para vuestro negocio. Saludos!

  5. carlos 14/05/2019 a las 04:14 - Responder

    Hola. No has mencionado la capacidad que es capaz de darte por ejemplo la modalidad business en cuanto a alojar archivos pesados. Hablan por ahí que son muchísimos terabytes, pero lo desconozco, y no encuentro nada en videotutos y demás. Me interesa saber la capacidad de almacenamiento en frió con esta modalidad y si puede ser con un solo usuario. gracias

  6. francisco Montenegro 01/02/2019 a las 23:35 - Responder

    Buenas tardes he visto las bondades de G suite es una herramienta que toda empresa debe tener debido a las herramientas ofimáticas que ofrece para hacer mas fácil el trabajo a cada colaborador.

    • Ignacio Santiago 12/02/2019 a las 11:32 - Responder

      Hola Francisco, sin duda, para mi es de lo más completo para el trabajo diario, tanto a nivel personal como profesional. Saludos!

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