¿Has creado una tienda online con WooCommerce y buscas la manera de crear nuevos estados de pedido? ¿Te vale con los estados de pedido que tiene por defecto, pero quieres aprender a cambiarlos manual o automáticamente cuando llega un pedido nuevo en tu tienda WordPress? ¡Estás en sitio correcto! Todas las plataformas para montar tiendas online del mercado ofrecen muchas opciones y funcionalidades, pero no llegan a todo (es normal). Un ejemplo es WordPress y su plugin de comercio electrónico WooCommerce que, aunque es ideal para crear una tienda online con WordPress, tiene un limite. Una de cosas pendientes es la gestión avanzada de estados de pedido que, aunque la trae por defecto, es insuficiente para ciertos casos. Por ello, en esta guía te quiero explicar en detalle cómo crear y cambiar los estados de pedido de WooCommerce.

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Los estados de los pedidos de WooCommerce te permiten identificar en qué fase se encuentra cada uno de ellos. Por ejemplo, si un pedido está «En espera» quiere decir que los productos de ese pedido se han descontado del stock, pero aún no se ha recibido el pago del mismo. Por otro lado, si un pedido está «Procesando», significa que el pago se ha realizado con éxito, pero se está gestionando el embalado y el envío. Si lo piensas, es una dato crítico para cualquier gestor de un ecommerce, ya que es una manera de saber qué pedidos hay que gestionar ese día, tanto los que se han realizado correctamente como los que han sido fallidos o estén pendientes de pago (incluso los que haya que reembolsar).

Aunque WooCommerce tiene una serie de estados de pedido por defecto, lo cierto es que no cubre ni de lejos cubre las necesidades de todo el mundo. Entonces, pudiendo adaptar WooCommerce a tus necesidades, ¿por qué ibas a adaptar tu negocio a lo que WooCommerce ofrece por defecto? No tiene sentido, y por eso en esta guía te voy a explicar cómo añadir a WooCommerce estados de pedido personalizados. Además, por si en tu caso tienes suficiente con los que vienen «de serie», te voy a explicar en qué consiste cada uno y cómo cambiar los estados de pedido.

WooCommerce es un plugin de WooCommerce que viene preparado para funcionar desde su instalación. Para ello, trae una serie de estados de pedido por defecto que suelen cubrir la mayoría de casos, ya que se puede (más o menos) adaptar a los flujos de trabajo y preparación de pedidos de gran cantidad de comercios electrónicos. Pero no siempre es así, porque las cosas no siempre son tan sencillas. De todas maneras, para que tengas muy claro cuales son y sus funciones, te dejo un listado de los mismos:

  • Pendiente de pago (Pending payment): Se ha recibido un pedido correctamente, pero no se ha iniciado el pago (impago).

  • Fallido (Failed): Un usuario de disponía a pagar la compra, pero el pago falló o fue rechazado (no pagado) o requiere autenticación (SCA). Ten en cuenta que es posible que este estado no se muestre de inmediato y, en su lugar, se muestre como «Pendiente» hasta que sea verificado (por ejemplo, si el pago de hace a través de PayPal).

  • Procesando (Processing): Se ha recibido un pedido correctamente, se ha hecho el pago correctamente y el producto o servicio se ha deducido del stock, pero el pedido necesita aprobación del administrador o gestor de la tienda online. Recuerda que todos los pedidos de productos o servicios requieren procesamiento, excepto aquellos que solo contienen productos virtuales o descargables.

  • Completado (Completed): El pedido se ha aprobado por completo (en productos físicos quiere decir que se ha enviado y el cliente lo ha recibido. Es el estado de pedido ideal para productos virtuales o descargables, ya que no requieren procesamiento.

  • En espera (On hold): Se ha recibido un pedido correctamente y el producto o servicio se ha deducido del stock, pero está en espera de pago.

  • Cancelado (Canceled): El pedido ha sido cancelado por el cliente o el administrador o gestor de la tienda. En este caso, no se reduce el stock de ese producto o servicio.

  • Reembolsado (Refunded): El pedido ha sido reembolsado por el administrador o gestor de la tienda.

  • Identificación requerida (Authentication required): Se ha recibido un pedido correctamente, pero hay que esperar una acción del cliente para autenticar la transacción y/o completar los requisitos de SCA.

Los estados de pedido que vienen por defecto en WordPress son suficientes para gestionar un comercio electrónico sin tener que estar creando nuevos, pero si vas a enviar productos y tienes un proceso de preparación, es bueno que el cliente sepa qué estás haciendo y cuándo se prepara y envío su pedido. Por ello, es recomendable que sepas cómo crear estados de pedido personalizados para adaptar tu tienda online a tu cliente.

Cómo cambiar los estados de los pedidos de WooCommerce

El proceso de cambiar el estado de un pedido en WooCommerce es muy fácil y rápido. Se trata de tener un control de los pedidos que llegan y los que han sido completados, y distinguirlos de los que aún hay que preparar y enviar (a excepción de los productos virtuales o descargables). Por ello, lo mejor es que te explique todas las maneras que hay para cambiar el estado de tus pedidos en tu tienda WooCommerce:

Accede al listado de pedidos y haz click en el icono del «ojo»

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Accede a la sección de pedidos y haz click en el icono del «ojo»

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Haz click en «Completado» para cambiar el estado del pedido a «Completado»

Accede al listado de pedidos y haz click en el icono del «check»

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Haz click en el icono del check para cambiar el estado del pedido a «Completado»

Accede al listado de pedidos, haz click en el nombre del cliente y edítalo

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Haz click en el nombre del cliente del pedido del que quieres cambiar el estado

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Haz click en la sección de «Estado» selecciona (en azul) el nuevo estado del pedido

Comprueba que el pedido ha cambiado de estado

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Asegúrate de que el pedido ha cambiado de estado en el listado de pedidos

Antes de cambiar el estado de cualquier pedido, mi recomendación es que te asegures de que realmente se puede cambiar, porque cuando lo haces «pasan cosas», como el envío automático de correos (que puedes ver en «WooCommerce > Ajustes > Correos electrónicos«).

Cómo crear estados de pedido nuevos en WooCommerce con código

Desde mi experiencia con tiendas online (que es larga), la mayoría de las veces me faltan estados de pedido, ya que los que crea WooCommerce por defecto no cubren todas las necesidades. Por ejemplo, estados como «En fabricación» o «Enviado» deberían de ser más fáciles de añadir, ya que, cualquier tienda que venda producto a medida y lo envíe, debería de tenerlos. En el caso de una empresa o profesional que fabrique los productos bajo demanda, estos serían los estados de pedido más importantes: «Procesando > En fabricación > En montaje > En empaquetado > Enviado«.

Si te ciñes al ejemplo anterior, WooCommerce sólo proporciona el primer estado de pedido (Procesando). Si lo piensas bien, si esa empresa o profesional utilizase los estados de pedido estándar de WooCommerce el cliente estaría sin información veraz sobre el estado de su pedido durante, seguramente, varios días, hasta que de pronto le llegue el aviso de que el pedido se ha completado. El resultado está muy claro: consultas, llamadas y correos, lo que se traduce en pérdida de tiempo por ambas partes. Afortunadamente, puedes adaptar WooCommerce a las necesidades particulares de tu ecommerce y crear nuevos estados de pedido personalizados.

Para ello hay 2 opciones, o código o plugins. Añadir estados de pedido personalizados en WooCommerce por código es relativamente sencillo. De hecho, basta con añadir un código al archivo functions.php para tener un nuevo estado de pedido personalizado en WooCommerce. Realmente se trata de 2 partes, una que lo crea y otra que lo añade a la lista de estados de pedido reconocidos por WooCommerce. Siguiendo con el ejemplo de antes, si quieres crear un estado de pedido llamado «En fabricación» tienes que editar el archivo functions.php y añadir el siguiente código:

Copy to Clipboard
A partir de ese momento WooCommerce ya contará con un nuevo estado de pedido llamado «En fabricación» y podrás pasar tus pedidos a ese estado.

Cómo crear estados de pedido nuevos en WooCommerce con plugins

Aunque me gusta recomendar que instales el mínimo número de plugins posible y que lo intentes hacer todo a través de código, a veces se complica (sobre todo en los casos que lo quieres a medida) o no quieres estar tocando códigos, por lo que tienes que recurrir a un plugin para crear estados de pedido personalizados en WooCommerce. Estos complementos de WordPress deberían de ayudarte a:

  • Crear estados de pedido personalizados y asignarles un color y una etiqueta en la pantalla de listado de pedidos.

  • Crear acciones que pasarán cualquier pedido a este nuevo estado y utilizar acciones en lote para poner varios pedidos en este estado.

  • Enviar notificaciones personalizadas por correo electrónico al cliente y/o al administrador cuando el pedido pase a este nuevo estado.

  • Adjuntar archivos a estas notificaciones y añadir o no los pedidos en este nuevo estado a los informes de ventas de WooCommerce.

Como puedes ver, son muchas las funcionalidades que deberías de pedir a este tipo de plugins, porque no sólo se trata de crear el nuevo estado de pedido, sino que también hay que añadir las nuevas notificaciones por correo electrónico y personalizadas. Por ello, después de mucha investigación, he hecho un listado con los mejores plugins para crear estados de pedido personalizados en WooCommerce:

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WooCommerce Order Status Manager

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$49/año

WooCommerce Order Status Manager te permite crear, editar y eliminar estados de pedido personalizados e integrarlos en tu flujo de gestión de pedidos, incluyendo su integración en las acciones de pedido y las acciones en lote. También permite el envío de correos electrónicos automáticos basados en los cambios de estado del pedido. Puedes usar este plugin en todas las páginas webs que quieras, aún siendo una herramienta de pago.

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ganador 2

YITH WooCommerce Custom Order Status

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79’99€/año

YITH WooCommerce Custom Order Status se encarga de gestionar el estado de tus pedidos de forma avanzada, creando etiquetas personalizadas para tus pedidos. Además, puedes mejorar la apariencia y usabilidad de tu página «Pedidos» para que la información más útil sea inmediata para los usuarios, pudiendo también tener una gestión y control avanzado de cada estado de pedido, desde la compra hasta la entrega. Este plugin es de pago.

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Custom Order Status for WooCommerce

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1 Sitio Web ($39/año) | 5 Sitios Web ($99/año) | Ilimitado ($149/año)

Custom Order Status for WooCommerce es un complemento que permite crear y administrar estados de pedidos personalizados a WooCommerce. Se puede utilizar para establecer un estado personalizado para un pedido en función del método de pago seleccionado. Además, permite enviar correos electrónicos de notificación personalizados a los clientes o al administrador cuando el estado del pedido cambie a un estado personalizado. Este plugin es de pago.

Ir a Custom Order Status for WooCommerce

Advanced WooCommerce Order Status & Action Manager

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1 Sitio Web ($24) | 1 Sitio Web ($105)

Advanced WooCommerce Order Status & Action Manager es un complemento que permite crear, editar y eliminar estados de pedidos personalizados, además de crear un flujo de «siguiente pedido» para que pueda agregar botones de acción a su página de pedidos, agregar iconos y acciones masivas, e incluso vincular los correos electrónicos a los nuevos estados para respaldar el cumplimiento de su flujo de trabajo. Este plugin es de pago.

Ir a Advanced WooCommerce Order Status & Action Manager

WooCommerce Status Tracking

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Gratis (7 días) | 1 Sitio Web ($39) | 5 Sitios Web ($119) | 10 Sitios Web ($199)

Status Tracking es un complemento de WordPress que muestra el estado de los pedidos y permite su gestión de forma inteligente, pudiendo los propios clientes ver su historial de pedidos. Además, puedes agregar la información que quieras a su pedido como la fecha de entrega prevista, las dimensiones del producto, una foto del pedido o su número de seguimiento, entre otros. Además, permite configurar el estilo de la página y su funcionalidad. Este plugin es de pago pero cuenta con una versión de prueba gratuita.

Ir a Status Tracking

WooCommerce Order Status & Actions Manager

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1 Sitio Web ($40)

WooCommerce Status & Actions Manager es un complemento que funciona como administrador de las acciones y estados de pedidos de WooCommerce. Permite llevar un control del stock del producto, añadir notas adicionales, enviar correos electrónicos, editar el pedido e introducir códigos cortos, entre otras opciones. Este plugin de WordPress es de pago.

Ir a WooCommerce Status & Actions Manager

Como una imagen vale más que mil palabras, y para que veas un ejemplo en directo (utilizando WooCommerce Order Status Manager o Custom Order Status for WooCommerce, que son mis plugins favoritos), te voy a explicar cómo crear estados de pedido nuevos en WooCommerce. Instala cualquier de los 2 plugins anteriores y sigue estos pasos:

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Accede a la sección de «Order Statuses» en los ajustes de WooCommerce y haz click en «Add Order Status»

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Configura el nuevo estado de pedido para que se adapte a tus necesidades y haz click en «»Save Order Status»

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Comprueba que el nuevo estado de pedido se ha creado correctamente

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Si has creado y configurado los nuevos estados de pedido, ya podrás verlos en el listado de productos

A partir de ese momento WooCommerce ya contará con un nuevo estado de pedido llamado «En fabricación» y podrás pasar tus pedidos a ese estado.

Conclusión: Adapta los estados de pedido de tu tienda online a tus clientes

Como has podido comprobar, existen muchas opciones a la hora de gestionar los estados de pedido de tu tienda con WooCommerce. La realidad es que, antes de tomar una decisión, lo recomendable es que pienses muy bien en el proceso de compra de tu negocio (ej. «Procesando > En fabricación > En montaje > En empaquetado > Enviado«), ya que puede que con los estados de pedido que trae WooCommerce por defecto sea suficiente.

De todas maneras, si eres de los que les gusta tenerlo todo a medida y cuidar mucho a tu cliente, lo mejor es que, después de decidir un proceso de compra, te pongas a crear los nuevos estados de pedido y añadas notificaciones personalizadas por correo electrónico al cliente y/o al administrador cuando el pedido pase a este nuevo estado. Para ello, aunque todo ello se puede hacer con código, si no estás familiarizado con el, te vas a liar. Por ello, lo mejor es optar por plugins, donde brillan WooCommerce Order Status ManagerCustom Order Status for WooCommerce y YITH WooCommerce Custom Order Status.

¿Qué te ha parecido esta guía sobre los estados de pedido en WooCommerce? ¿Sabías cambiar el estado de tus pedidos? ¿Conocías todos los plugins para crear estados de pedido personalizados en WooCommerce? ¿Hay alguno que te haya llamado la atención? ¿Crees que me he dejado alguno? ¿Te has quedado con alguna duda o pregunta? Entonces te pido que dejes un comentario. Da igual que sea o una duda o un simple gracias, pero me alegraré mucho de leerlo y responderlo.

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Publicado por Ignacio Santiago
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Soy muchas cosas, pero todo empezó como Blogger. Desde ahí he crecido como especialista en Marketing Online, aunque con mucha experiencia en Diseño Web, Blogging, SEO y WordPress. Ayudo a emprendedores y pequeñas empresas a crear, mejorar y potenciar su presencia y visibilidad en Internet, con un branding fuerte, que inspire confianza y que genere ventas.

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