SINNAPS, Herramienta para Gestionar Proyectos [+COMPARATIVA]

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¿Eres de lo que piensas que la gestión de tu empresa determina, en la mayoría de ocasiones, el éxito o fracaso de tus proyectos? Yo sin duda lo tengo claro, la correcta organización, planificación y gestión de cualquier proyecto, independientemente de su tamaño, hará que sus resultados sean los esperados o mejores si cabe.  Uno de los errores que cometen muchas empresas es la desorganización y falta de control al detalle de sus proyectos lo que les lleva a tener problemas que podían haberse controlado o solucionado mucho mejor con la herramienta adecuada.

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Hoy en día, para cualquier empresa, al igual que es importante tener un buen equipo de profesionales y una correcta imagen corporativa online y offline, es fundamental contar con las herramientas adecuadas que ayuden a cumplir con los objetivos de cualquier proyecto en cualquier sector. En este punto interviene, como no podía ser de otra manera, la tecnología y todas las herramientas de trabajo online que permiten a las empresas planificar, gestionar, priorizar, organizar y tener así todo el control de un proyecto desde un mismo sitio intuitivo, accesible y disponible en cualquier momento y en cualquier lugar.

Es aquí donde quiero hacer hincapié, ya que hay muchas herramientas (y algunas muy buenas), pero no todas tienen una interfaz fácil de usar (con una curva de aprendizaje pequeña) ni las funcionalidades y escalabilidad que puede llegar a necesitar tu proyecto. Por ello, te quiero hablar de Sinnaps, la herramienta de gestión de proyectos online que yo utilizo en muchos de mis proyectos, que es 100% española y que te recomiendo usar en tus proyectos.

Nota: En la actualidad, con la competencia tan grade que existe, es recomendable aliarte con una buena herramienta a la hora de lanzar un nuevo proyecto y ser más eficiente en la gestión de las tareas, los recursos y el equipo.

#1 Qué es un proyecto y qué partes lo componen

Un proyecto es un conjunto de actividades relacionadas entre sí que persiguen un objetivo en común, en un periodo de tiempo determinado y bajo unos requerimientos específicos. Los proyectos son únicos y como tales están formados por un equipo de colaboradores que ejecutará las actividades del mismo con unos recursos necesarios y disponibles. De ahí que la definición de proyecto englobe una serie de elementos diferentes entre sí, con naturaleza distinta e intereses dispares.

La gestión de todos los aspectos que tienen como propósito de aprovechar los recursos y obtener los máximos beneficios en un periodo de tiempo concreto corresponde al Project Manager.

¿Qué partes componen un proyecto? Los proyectos suelen seguir una estructura básica, aplicable a diversos sectores de actividad. Todos ellos tienen actividades, en las cuales se invierten unos determinados recursos, utilizados por un equipo de trabajo en un plazo concreto para alcanzar un objetivo determinado. Esto podría ser una manera muy esquemática de reducir a la mínima expresión todo lo que engloba la estructura de un proyecto:

  • Unos objetivos concretos.
  • Un calendario con unos plazos.
  • Un presupuesto económico.
  • Una comunicación bidireccional.
  • Unos recursos o herramientas necesarias.
  • Unas actividades y subtareas.
  • Un equipo de trabajo.
  • Uno o varios destinatarios.

#2 Qué es Sinnaps, historia y para qué sirve

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Sinnaps es una aplicación web española que permite la planificación y gestión de proyectos profesionales y que tiene por objetivo ayudar a todo tipo de negocios a hacer su trabajo más rápido y eficiente. Se trata de una herramienta de trabajo online, muy intuitiva que permite planificar el trabajo, gestionar recursos, trabajar en equipo, prever escenarios, priorizar tareas, entre muchas otras funcionalidades. Y todo ello de una manera sencilla, completa y accesible a todos los profesionales de cualquier negocio.

Como ya te comentaba, aunque hay muchas herramientas de gestión de tareas y proyectos, la necesidad de encontrar una herramienta más profesional y flexible, capaz de usar técnicas predictivas en la gestión de proyectos, desembocó en la creación de Sinnaps. Richard Balet, su CEO y fundador, detectó hace tiempo carencias en las herramientas de gestión online disponibles en el mercado.

Aunque hay muchas otras herramientas de gestión y planificación de proyectos, Sinnaps sobresale en este aspecto ya que ha analizado las carencias de otras herramientas y las ha incorporado a su aplicación web.

Junto a un equipo de ingenieros, se puso manos a la obra para diseñar una tecnología 100% española, capaz de gestionar un alto volumen de actividades y recursos de manera colaborativa, así como priorizar de manera lógica cada subtarea para ayudar al profesional a cumplir plazos. Sinnaps nació con el nombre de Ulises a finales de 2013. Por entonces era sólo un prototipo de software privado y especializado en renderizar y calcular flujos de trabajo.

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Sin embargo, ante el gran interés y necesidad de muchos de los clientes de Richard Balet, entonces consultor especializado en la optimización de procesos industriales, Ulises se convirtió en Sinnaps a principios de 2015. Un año después, en 2016, se lanzó una primera versión de Sinnaps como on-premises software. Durante ese mismo año, se fue convirtiendo en una aplicación web alojada en el cloud y disponible para todo tipo de equipos de trabajo. A principio de 2017 se lanza la primera versión SaaS gratuita y disponible para todo tipo de usuario. La usabilidad pasó a marcar un papel destacado en la evolución de las diferentes versiones de Sinnaps.

richard balet sinnaps

Ha sido un viaje complicado que empezamos desde cero en un sector muy competitivo y con grandes jugadores a nivel internacional.

Richard Balet, sinnaps.com

En la actualidad, Sinnaps es una aplicación web, disponible para todo tipo de usuarios y equipos de trabajo, que busquen una planificación y gestión de sus proyectos de manera eficaz y optimizada, pero de una forma intuitiva y fácil de usar. En menos de un año ya cuenta con unos 20.000 usuarios y dispone de medio millón de visitas al mes a su web.

Al día se gestionan miles de proyectos de diferentes empresas procedentes de todos los sectores. En la actualidad dispone de un plan gratuito, con amplias funcionalidades y dos planes de pago. Esta herramienta de planificación y gestión de los proyectos de tu empresa es completa, fácil e intuitiva. Te ayudará a cumplir con tus objetivos a tiempo y con los plazos previstos, además de calcular tus mejores rutas de trabajo, optimizar tus recursos, simular escenarios… ¡y mucho más!

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#3 Características destacadas del servicio de Sinnaps

Si estás buscando un buen software online para gestionar tus proyectos o tareas, Sinnaps da la talla. Nacida de la necesidad de crear una herramienta profesional y flexible, capaz de usar técnicas predictivas en la gestión de proyectos, puede ayudarte a ser más eficiente a la hora de lanzar un proyecto nuevo o mejorar el rendimiento de los que ya tienes en marcha. Estas son las características más destacadas de su servicio:

Empieza a planificar tu proyecto con Sinnaps
richard balet sinnaps
Es curioso ver cómo prácticamente la mitad de nuestros usuarios trabajan para compañías que suelen proponer herramientas clásicas en la gestión de proyectos. La conclusión que obtenemos es que hay profesionales que se ven en la necesidad de buscar otras alternativas a las ofrecidas por su propia empresa.
Richard Balet, sinnaps.com

#4 Atributos tecnológicos del software de gestión de Sinnaps

Cálculo automático de la ruta de trabajo

Sinnaps utiliza una tecnología de desarrollo propio, a la que se le ha denominado REDES (Renderizado Dinámico de Escenarios). Se trata de un cálculo automático de la ruta de trabajo más eficaz y con mayor probabilidad para que el usuario pueda cumplir con sus plazos. Así, la herramienta de gestión de proyectos detecta los caminos críticos y cuellos de botella de los proyectos a través de técnicas PERT(Project Evaluation and Review Techniques) y CPM (Critical Path Method).

Planificación flexible y previsión de tareas

Además, la aplicación web es capaz de detectar el camino crítico de tu ruta de trabajo, gracias a una variación avanza y simplificada del diagrama de Gantt. De esta manera, todo usuario puede planificar de manera flexible sus proyectos al mismo tiempo que prevé lo que sucederá más adelante, con el fin de gestionar mejor los contratiempos.

Las planificaciones tienen que ser lo más optimizadas posibles y muy flexibles para afrontar cambios rápidos. Es curioso ver cómo prácticamente la mitad de nuestros usuarios trabajan para compañías que suelen proponer herramientas clásicas en la gestión de proyectos. La conclusión que obtenemos es que hay profesionales que se ven en la necesidad de buscar otras alternativas a las ofrecidas por su propia empresa.

Te recomiendo que dediques unos minutos a ver este completo vídeo de cómo Sinnaps detecta el camino crítico e identifica actividades prioritarias para llegar a tiempo a los plazos, algo vital para cualquier proyecto y negocio. Es muy instructivo y podrá aclararte cualquier duda que tengas al respecto.

Priorización y planificación de plazos

De esta manera, los equipos de trabajo de tu empresa sabrán qué hacer y cuándo hacerlo en su día a día. A diferencia de muchas otras herramientas, Sinnaps prioriza el trabajo y ayuda a las empresas a cumplir con sus presupuestos en unos plazos planificados previamente. Además de planificar en un calendario basado en Gantt, los colaboradores y demás miembros del equipo pueden gestionar su trabajo en un tablero ágil de actividades, basando en el clásico Kanban. Las actividades están ordenadas y priorizadas según su estado en la planificación.

#5 Planes y precios según las necesidades del usuario o empresa

 

¡Momento de hablar de pasta! Sinnaps dispone de 3 planes distintos, dependiendo de las necesidades del usuario o empresa, que se adaptan a cualquiera de las necesidades que tengas tu o tu proyecto. De hecho, los planes afectan a usuarios de forma independiente, por lo que no es necesario aplicarlos a todo el equipo (es muy flexible). Estas son las 3 posibilidades:

  • Plan gratuito: Perfecto para equipos de trabajo pequeños con pocos proyectos para gestionar a la vez, ya que permite participar en 2 proyectos al mismo tiempo como máximo e invitar hasta 5 usuarios a un mismo proyecto. Sin embargo, se pueden planificar actividades y recursos de manera ilimitada. La capacidad de almacenamiento es de 2GB.
  • Plan Professional: Es el recomendado por Sinnaps, ya que es el plan que mejor sale en relación funcionalidades/precio. Por sólo 9€ al mes, se pueden gestionar un número ilimitado de proyectos al mismo tiempo, siendo ilimitado también en número de usuarios a invitar. Este plan permite el seguimiento y control continuo de los proyectos, a través de técnicas estandarizadas de Valor Ganado (EVM). Se pueden asignar roles y permisos al equipo de trabajo, así como simular posibles escenarios. Está muy adaptado a empresas que, por ejemplo, compartan información con proveedores, clientes o colaboradores externos. La capacidad de almacenamiento es de 5 GB.
  • Plan Business: Diseñado para el profesional que gestiona una empresa o controla varios proyectos al mismo tiempo, sin entrar en especificaciones. Además de las funcionalidades del plan gratuito y Professional, el plan Business permite hacer seguimiento de todos los proyectos desde un único sitio, así como relacionar proyectos entre sí. La capacidad de almacenamiento aumenta hasta los 50GB.
Nota: Los usuarios que participen en un mismo proyecto pueden tener contratados planes diferentes. Por ejemplo, si se invita a un cliente a un proyecto, puede acceder con el plan gratuito a tu proyecto. Si tú tienes el plan Professional, podrás darle el permiso o no de ver los costes del proyecto, por ejemplo. Por último, si eres una empresa y necesitas gestionar más espacio en tu aplicación, puedes ponerte en contacto con Sinnaps.

#6 Comparativa de las mejores herramientas de gestión de proyectos

En ocasiones, encontrar el programa que mejor se adapte a tus necesidades para mejorar el ritmo de trabajo resulta más difícil de lo que en un principio se puede pensar, debido principalmente a dos factores. Por un lado, las ofertas difieren considerablemente entre sí en función del tamaño y los costes de la herramienta, abarcando desde servicios altamente costosos hasta soluciones gratuitas, freemium o de código abierto.

Además, algunas aplicaciones ofrecen un amplio abanico de funciones, mientras otras se centran en aspectos concretos. A ello hay que añadir la existencia de diferentes soluciones locales (alojadas en el propio servidor y que tienen como prioridad la seguridad) frente a aplicaciones online alojadas en el servidor del proveedor, en la nube o como SaaS, cuyo punto fuerte es el acceso remoto.

En esta elección también se puede tener en cuenta si el software para administrar proyectos realmente sirve para gestionar determinados programas o formatos de archivos que vayan a ser usados. Por ello, y para arrojar algo de luz sobre las diferencias de las que, para mí, son las mejores herramientas para gestionar proyectos, te muestro una tabla comparativa de algunas soluciones interesantes para la gestión de proyectos:

Característicasmejores herramientas gestion planficiacion proyectos tareas actividades empresas wrikemejores herramientas gestion planficiacion proyectos tareas actividades empresas sinnapsmejores herramientas gestion planficiacion proyectos tareas actividades empresas asanamejores herramientas gestion planficiacion proyectos tareas actividades empresas basecamp
Interfaz
Priorización y calculo de la ruta crítica
 
Seguimiento de objetivos 
Trabajo colaborativo 
 
 
App móvil en iOS 
 
Gestión y presupuesto de recursos
Personalización 
 
Notificaciones 
 
Seguimiento en tiempo real 
 
Evalúa con el Valor Ganado (EVM)
Posibilidad de adjuntar archivos 
 
 
Informes de recursos 
 
Simula escenarios 
 
Planificación con Gantt intuitivo
Plantillas extras 
Sincroniza con otras apps 
Amplia versión gratuita
 
Buena relación calidad-precio
Coste mensual de plan recomendado19,97€9€9,25€79,73€
Ir a Wrike
Ir a Sinnaps
Ir a Asana
Ir a Basecamp
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Bonus: Metodología para la planificación de tareas y actividades

La metodología de un proyecto es el conjunto de procedimientos para la planificación y gestión de todos los componentes del mismo. Desde la gestión de recursos hasta la coordinación del equipo de trabajo o la relación con todos los interesados en los resultados del mismo. Existen muchos tipos de metodología de un proyecto, sin embargo, se suelen seguir unos pasos básicos para todo tipo de proyectos. Por ello, te voy a explicar de forma sencilla cómo hacer la metodología de un proyecto para que tu gestión y resultados sean lo más eficaces posibles (junto la aplicación Sinnaps):

  • Definir el objetivo y la necesidad del proyecto: Es el primer paso y es habitual pasarlo por alto. Es importante que fijes las metas del proyecto y cualquier necesidad que surja alrededor del mismo. Eso sí, no lo pierdas de vista de vista en todo el procedimiento.
  • Identificar la información y los recursos: El siguiente paso es averiguar todas las dudas posibles que surjan del proyecto cuanto antes. Para ello, es importante poner en común los requerimientos básicos con el resto del equipo. Los demás colaboradores aportarán gran parte de las preguntas que puedan surgir más adelante (no importa si ahora tienen respuesta, lo fundamental aquí es saber qué investigar). En esta segunda fase ya puedes hacer tu primer borrador de la planificación. Con los pocos datos que tengas puedes empezar un nuevo proyecto. Para ello, tendrás que crear un calendario para planificar y comenzar a añadir las actividades principales a Sinnaps. Aquí también podrás asignar las personas que participarán en las tareas. Esto se recomienda hacerlo antes de la primera reunión. Así, utilizarás la planificación como la herramienta de comunicación principal.
  • Investigar y planificar: Se añaden más detalles y requisitos en la aplicación de gestión online Sinnaps. Si mantienes un feedback con los responsables de las actividades planificadas, podrás asignar recursos específicos en ellas. Gracias a la planificación en el calendario de Sinnaps, podrás pasar a llevar un control de lo que estás haciendo desde el tablero Kanban. Primero planifica tu proyecto en el calendario o diagrama Gantt-flow y después ve revisando las actividades que se van completando en tu tablero de inicio. De esta manera, ya puedes poner en marcha tu proyecto (será tiempo ganado).
  • Planificar de forma colaborativa: Comparte con todo el equipo los requisitos planificados. Aquí la reunión puede ser por departamentos o actividades principales. En este punto se definirán objetivos concretos de cada actividad, para que el equipo pueda ir validándolos. Si trabajas con equipos dispersos geográficamente, puedes mantener conversaciones organizadas y directas desde las propias actividades. Y si realizas cambios, todos los colaboradores lo podrán ver en el muro de actividad y en el muro de proyecto. Además, podrás invitar a proveedores, e incluso clientes, en tus proyectos. La gestión de permisos de Sinnaps, por ejemplo, puede desactivar que visualicen costes. De esta manera, la comunicación y los requerimientos de todos se gestionarán más rápido y serán más eficaces.  Sobre todo, si tus proyectos se gestionan empleando metodologías ágiles.
  • Revisar y control: El tablero de proyectos de la aplicación de gestión Sinnaps te guiará sobre las tareas que quedan por hacer, las que van tarde o las que están validadas. Si no estás seguro de cambiar, por ejemplo, fechas de actividades o eliminar una determinada tareas, puedes ver cómo impactaría en todo el proyecto desde el “Modo de pruebas” de Sinnaps. Además, la evaluación continua o métodos de control de proyectos sobre su desarrollo, es clave en la metodología de administración de proyectos. Esto te permitirá minimizar riesgos o contratiempos de última hora. Como añadido, muchos directores de proyecto utilizan técnicas basadas en el Valor Ganado (EVM).

Da una oportunidad a Sinnaps y comprueba cómo puede ayudar a ti y a tu proyecto

Si estás pensando en que Sinnaps puede ser una alternativa a Trello u otras aplicaciones cuya finalidad sea la gestión y planificación de tareas, no es así. Aunque todas usan sistemas inteligentes para ahorrar tiempo en la gestión y planificación, su uso requiere de unos conocimientos mínimos de gestión de proyectos. Es aquí donde también Sinnaps te ayuda, gracias a su blog, su comunidad, su academia y su zona de soporte. En definitiva, Sinnaps nace de la experiencia de Richard Balet:

richard balet sinnaps
Trabajé con varias multinacionales, en EEUU y varios países europeos, asesorando para la optimización de sus procesos. Pero no encontraba la herramienta que realmente ayudara a la gestión de proyectos eficaz. Me interesé por este campo y, ante la necesidad de muchos de mis entonces clientes, decidí crear Sinnaps, accesible a todo tipo de empresas.
Richard Balet, sinnaps.com

Esta herramienta de planificación de proyectos será la mejor aliada para tu negocio, ya que, además, ofrece una primera prueba gratuita para que compruebes si te gusta y si se adapta a tus necesidades o a las de tu proyecto. Por ello, te animo a darle una oportunidad y dejar que su equipo cualificado encuentre la solución más recomendable para tu negocio y sector.

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¿Qué te ha parecido esta guía sobre Sinnaps y la gestión de proyectos y tareas? ¿Crees que me he dejado algo? ¿Tienes alguna experiencia que quieres contar? ¿Te has quedado con alguna duda o pregunta? Entonces te pido es que dejes un comentario. Da igual que sea o una duda o un simple gracias, pero me alegraré mucho de leerlo y responderlo.

SINNAPS, Herramienta para Gestionar Proyectos [+COMPARATIVA]
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Cuando empecé mi carrera profesional, recuerdo que estaba algo abrumado por el gran número de proyectos, clientes y plazos. En el proceso, no era raro encontrarme con personas que “no daban de sí”.

El trabajo era más duro por la falta de herramientas efectivas. por la falta de herramientas efectivas para medir, analizar y ejecutar los datos. Por es mismo he hecho un listado de las mejores herramientas que conozco.

Ver las herramientas
2018-07-10T13:04:16+00:00

El autor del contenido es

Ignacio Santiago
Soy muchas cosas, pero todo empezó como Blogger. Desde ahí he crecido como especialista en Marketing Online, aunque con mucha experiencia en Diseño Web, Blogging, SEO y WordPress. Ayudo a empresas y autónomos a crear, mejorar y potenciar su presencia y visibilidad en Internet, dándoles las herramientas que necesitan para tener un branding con una base muy fuerte, que inspire confianza y que genere ventas.

2 Comentarios

  1. José 24/02/2018 en 17:38 - Responder

    Hola,

    Muy buena esta página y herramienta, la recomiendo por su buen contenido.

    • Ignacio Santiago
      Ignacio Santiago 26/02/2018 en 16:40 - Responder

      Hola José,

      Gracias por tu comentario, me alegra que el contenido sea de tu interés. Saludos!

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