¿Has recibido un documento PDF y no te permite editarlo y quieres convertirlo en otro tipo de archivo? ¿Necesitas editar un PDF como sea y no tienes Acrobar Reader instalado (ni quieres)? ¿Necesitas unir varios PDFs en uno mismo o comprimirlos para enviarlo por correo? ¡Estás en el sitio correcto! En el mundo de Internet, a la hora de compartir información (normalmrnte en forma de documento), una de las formas más rápidas y seguras es utilizar archivos PDF. Son muy personalizables y ofrecen muchas opciones para evitar compartir un Excel, PowerPoint o Word. Ahora imagínate un programa o herramienta «todo en 1» que te ayudase a editar, convertir y comprimir archivos PDF para salvarte en cualquier situación. En esta guía te enseño en qué consiste el format PDF, los tipos de documentos que puedas crear y las emores herramientas para trabajarlos.
Elegir un editor PDF, que además comprima y convierta tus archivos en otros formatos es muy útil. En el mercado existen suites de herramientas que editan, convierten y comprimen archivos PDF para facilitarte la vida y que seas más eficiente en tu trabajo. Cuando estás buscando un comprimidor de archivos PDF, un editor o un convertidor es normal dejarse llevar por el primer herramienta online que encuentras (sobre todo si es gratis), pero es importante asegurarse que lo que hace lo hace bien y que cumple con tus requisitos, además de que disponga de otras funciones que puedan ser de utilidad. En este listado de herramientas PDF podrás conocer algunos recursos sin los que dentro de poco no podrás vivir.
Índice de contenidos
Qué es un archivo PDF, como funciona y para qué sirve
PDF son las siglas en inglés de Portable File Document (que puede traducirse al español como formato de documento portable). Hacemos alusión a este termino cuando se representan documentos en nuestra computadora, de tal forma, que dicha representación es independiente de tu sistema operativo (Windows,OS X,Linux) o del equipo que estés utilizando (Mac,tableta o PC).Al tratarse de una representación, cada archivo PDF, contiene imagen,texto,gráficos y enlaces, entre otros.
Cuando divides un PDF, es mucho más fácil de manejar y solo necesitas Google Chrome. La mayoría de personas que tienen este navegador pueden abrir un archivo .pdf en Chrome, tan solo arrastrando la ventana al navegador.
La manera más sencilla de comprender su funcionamiento es descargar e instalarlo en nuestro equipo o utilizar el que está insertado por defecto en el que para convertir nuestro documento Word o un texto desde el navegador, pinchas en «Guardar como» para que posteriormente puedas imprimirlo o realizar la función que más se acomode a gusto. Este tipo de archivo, se utiliza para labores como mantener el documento intacto desde tu PC para una visualización correcta,además de reducir su tamaño y ser el formato perfecto para visualizar y compartir nuestro documento.
En estos momentos se está escribiendo la especificación PDF 2.0, que se espera que aparezca publicada durante 2017 como norma ISO 32000-2 la posterior automáticamente de Adobe. De cara a futuro, puedes esperar una redacción más clara, mejoras en la impresión y reproducción, condiciones de impresión a nivel de página, posibilidad de especificar por orden de impresión, soporte de datos geoespaciales, mejoras en la tecnología de la firma digital, asistencia de pronunciación de texto, soporte de archivos asociados, cuya necesidad introduce PDF/AE.
Tipos de documentos PDF más habituales
Existen distintos tipos de documentos PDF, ya que las características del PDF dependen del programa con el que se creó. Algunos documentos PDF permiten la búsqueda y se pueden copiar directamente, mientras que en otros casos es necesario poder abrirlos con otros programas. Debido a la diferenciación que podemos encontrar de unos tipos a otros, a continuación te explicaré cuáles puedes encontrar para que se adopten a tus necesidades y puedas realizar un proyecto óptimo en tu ámbito laboral.
Archivos de solo imágenes: Este tipo de archivos se presenta como un mapa de bits o una instántanea, debido a que es una equivalente a una fotografía no es posible hacer una búsqueda por texto. Sin embargo, este formato es útil cuando las versiones digitales deben ser absolutamente fieles a las originales, como en el caso de las facturas o de documentos legales. Todos ellos están estandarizados para organizar y almacenar imágenes digitales, un formato así puede almacenar datos sin comprimir en un formato comprimido.
Documentos sin etiqueta: Los documentos sin etiquetar se han creado sin etiquetas PDF, las cuales son similares a las etiquetas utilizadas en el código HTML para hacer una búsqueda web más accesible. El texto en documentos sin etiqueta es más difícil de leer. Cuando sucede esto, aparece un cuadro de diálogo, dando al usuario la opción de poner etiquetas.
Documentos etiquetados: Los documentos etiquetados son fáciles de encontrar realizando una búsqueda a través de un navegador web en concreto. Son fáciles de leer, optimizados para ser vistos en una pantalla pequeña y ser copiados.Las etiquetas permiten ver y editar un PDF en un orden jerárquico codificadas de manera que simulan corchetes (<>), cada elemento posee una estrucutura lógica, en el que comúnmente aparecen elementos estructurales mostrandose como contenedores (etiquetas principales), mientras que los elementos menores son las denominadas secundarias.
Formularios electrónicos: Este tipo de formularios electrónico PDF permiten al usuario la posibilidad de guardar datos introducidos manualmente en el teclado o copiados de un archivo existente. Los formularios terminados deben estar guardados y protegidos con una contraseña, ya que pueden publicarse en Internet o enviados a través de un correo electrónico. Este invento nos permite acceder a ellos desde cualquier lugar y momento, ahorrando tiempo en vez de volver a la antigua usanza del papel.
Criterios a la hora de elegir una herramienta para trabajar con PDFs
Si ya tienes decidido cuál es la actividad que vas a realizar, es importante tener en cuenta cual va a ser el aprovechamiento del PDF que se va a hacer ya que no todos tienen el mismo rendimiento. En la parte interna de las consideraciones de modificación de un PDF, no se considera una tarea fácil ya que las posibilidades son más limitadas. Por ello, quiero mostrarte algunos criterios que pueden servirte de ayuda cuando te embarques a realizar variaciones:
Edición: No todos los PDF son de tan fácil edición ya que no siempre es gratuita y a veces dependiendo del formato que tiene puede presentar problemas cuando queremos realizar algún cambio. En este caso, entrando en el terreno de los programas de edición, podemos encontrar muchas herramientas gratuitas sin que tengamos la necesidad de pagar. El problema viene cuando queremos ampliar nuestras posibilidades generando un aumento del costo.
Texto: Suele ser un problema editar los textos del PDF ya que son percibidos como imágenes. Por eso, es importante elegir un programa que subsane estas características para no encontrarnos con detalles erróneos en nuestro trabajo. Normalmente debido a que originalmente un PDF no es editable debemos adaptarnos a un programa que cumpla nuestras expectativas.
Tamaño: Cuando nos enfrentamos a cualquier programa mencionado anteriormente, tenemos que tener en cuenta que, aunque el PDF está diseñado de una forma compacta para almacenar información, los archivos PDF son más grandes que un archivo puramente HTML. Por ello, su descarga suele ser más lenta.
Contenidos: Uno de los grandes problemas al enfrentarnos con variaciones de un PDF para la tarea que queramos hacer, es que este tipo de formato suele presentar problemas debido a las restricciones que padece. Este tipo de errores son los que nos dificulta el trabajo, por eso, es importante elegir un formato adecuado para adaptarlo a un programa en concreto.
Mejores herramientas para comprimir, convertir y editar archivos PDF
Cuando nos enfrentamos a una tarea y queremos mantener nuestro proyecto intacto, disponemos de grandes ayudas que nos pueden facilitar los procesos. Antes de ponerte manos a la obra, debes echar un ojo a tus necesidades y que es lo que te va a ayudar a conseguir el mejor resultado. Muchos servicios nos limitan acciones que queremos hacer, por eso, necesitamos herramientas que nos ayuden a reducir peso y que no nos den ningún problema. Sin embargo, nos encontramos ante la premisa de instalar un programa y quede descargado en nuestro PC o utilizar algún servicio en línea.
AbleWord
AbleWord viene a ser una herramienta gratuita capaz de leer y escribir los formatos de documentos más populares, incluidos los PDF. Está completamente equipado con imágenes, tablas, encabezados y pies de página. Puede editar en documentos tales como Word,Adobe PDF,Rich Text,Plain Text y HTML. Además de ello, destaca por su capacidad de convertir rápidamente textos Word en JPG o PNG y a la inversa.
Acrobat Pro DC
Acrobat Pro Dc, se caracteriza por evaluar las necesidades del cliente y por ello están continuamente evaluando, mejorando y agregando sus herramientas. Se considera una de las mejores alternativas por su experiencia y por sus múltiples disciplinas, en las que destacan: crear, convertir, editar, y firmar entre otras. Entre sus ventajas encontramos la capacidad de compartir cualquier documento estés donde estés, además de poder realizar revisiones sencillas y poder firmar electrónicamente. También destaca su capacidad de comprimir, que se puede hacer vía online sin dificultades y velozmente.
PDF Element
PDF Element puede describirse como la forma más sencilla de crear,editar,convertir y firmar documentos tanto en Windows como en Mac. Gracias a su diversidad de aplicaciones podemos encontrar en este método funciones que nos pueden servir de gran ayuda. Por ejemplo, nos permite modificar todo nuestro archivo PDF añadiendo o retirando lo que necesitamos en cada momento además de poder hacer anotaciones o nuevas páginas entre otras modificaciones. Aparte, encontramos la capacidad de convertir nuestros archivos en PDF en Office, garantizando también la capacidad de poder compartir nuestros archivos a través de Dropbox y GoogleDrive.
PDF24 Tools
PDF24 Tools se caracteriza por ser una herramienta gratuita y fácil de usar. Posee una multitud de características en las que tú, como usuario, puede disfrutar sin tener que descargar varios programas. Una de sus grandes ventajas es que no tiene versión de pago, por lo tanto cualquier acción que quieras realizar no te generará ningún coste además de poder realizarlo de manera veloz y simple. Dentro de sus funciones, convertir documentos dispone de varios formatos en los que se encuentra: Word, Excel,Power Point, imágenes y otros archivos de oficina en PDF.
PDF Buddy
Esta herramienta permite tenerlo todo en uno, ya que edita y firma archivos en línea. Es un uso realmente sencillo y no se requiere absolutamente ninguna descarga. Soporta casi todas las plataformas y es muy rápida y fácil de usar. Entre otras características, destaca su eficiencia y su simpleza, ya que no requiere instrucciones adicionales. Puedes insertar texto, firmar e incluso eliminar objetos del archivo. También puedes agregar una firma y mejorar la seguridad de tus documentos. Es fácil inscribirse y hacer uso de la herramienta.
PDF Foxit
PDF Foxit al igual que el resto de herramientas mencionadas anteriormente, tiene la capacidad de convertir archivos de PDF a Word y otros formatos, además de poder crear un PDF desde Visio,Office, Chrome,IE y Firefox, en el que destaca también la generación de formularios PDF. Sobre todo, el poder de edición abarca en contenidos tales como la edición de texto, una edición más avanzada que vincula bloques o los divide para unir un texto, y por último una apertura más específica para objetos. Por último, encontramos también, la capacidad de colaborar y compartir con plataformas tales como One Drive,Google Drive,Box y Dropbox.
PDF Nitro Pro
PDF Nitro Pro, se caracteriza por tener la tres funcionalidades que buscamos, además de poseer entre otras protección de firmas, función integradora, comparativa de archivos y la posibilidad de poder trabajar en cualquier lado. Cuando se quiere combinar y editar, tiene la posibilidad de poder abrir varias ventanas a la vez y optimizar el trabajo. Cabe destacar que gracias a su última versión Nitro Productivity Suite se pueden optimizar los flujos de trabajo, eliminar impresiones innecesarias, reducir costes y trabajar íntegramente en formato digital.
Sejda PDF
Sejda PDF es una sencilla herramienta que te permite gestionar tus archivos PDF de una forma simple y cómoda, en el que además de las funciones básicas, brinda con la posibilidad de cortar documentos, separar y extraer. Cuando queremos convertir nuestros archivos PDF,encontramos también la posibilidad de poder hacerlo en formato JPG. Sin embargo, su cualidad más importante es transformarlos en archivos Word ya que su interfaz es muy sencilla.
PDF XChange Pro
PDF XChange Pro es una herramienta muy eficaz que puede generar documentos PDF de manera fácil e intuitiva. Dentro del plano de edición, es capaz de añadir comentarios y anotaciones, customizarlos y ofrecer la mayor seguridad posible. Posee cuatro versiones diferentes, en el que puede convertir a CAD para hacer de base de dibujo.
Conclusión: Edita, comprime y comparte PDFs ¡Todo en uno!
La clave que sacamos acerca del funcionamiento y las habilidades que podemos sacar de una herramienta tan simple como el PDF, es que la usabilidad y la garantía de una resolución y un resultado correcto nos garanticen un proyecto con broche de oro. Los usuarios buscan primordialmente gratuidad y sobre todo un manejo simple de la herramienta.No todos los programas te ofrecen tantas posibilidades, por eso, es importante apostar por el que se adopte a las necesidades de nuestro formato y que tenga una gran capacidad, ya que estos pequeños elementos soportan una enorme cantidad de datos. Por si no fuera poco, la velocidad y el rendimiento van de la mano. Por ello, el programa o la herramienta que vayamos a utilizar debe seguir nuestras indicaciones y no generar ninguna modificación equívoca.
El rendimiento y la velocidad deben ser el punto de partida la hora de elegir cualquiera de las herramientas u programas que te hemos ofrecido. Por ello, y tras hacer una profunda investigación del mercado en relación a estas herramirntas, me quedo con Adobe Acrobat DC, por la experiencia que posee durante estos años y los buenos resultados que ha tenido en su abanico de programas, Nitro PDF, la aternativa por excelencia de Adobe Acrobat (ofrece un rendimiento y una eficacia similar y otro tipo de funciones igual de completas a mitad de precio) y PDF Element, que te ofrece todo el control posible, ya que puedes hacer uso de este programa en cualquier lugar y colaborando con quien quieras.
Espero que a lo largo de esta guía, te haya quedado claro los elementos que consideras necesarios en tu proyecto. La importancia de mantener la apariencia y que dentro de tu trabajo, no se dañe tu lectura, además de poder proporcionar al resto de trabajadores una ayuda óptima garantiza que la digitalización y la utilización de este tipo de archivos sea cada vez más frecuente. En este sector tan cambiante es necesario que ahorres dinero y trabajo. ¿A qué esperas? Empieza a incorporar estas herramientas.
Aunque hay otros programas de los que puedes disponer, los mencionados anteriormente son una buena guía ya que tienen todo lo que seguramente necesitas. Todos ellos están respaldados por la idea de que tienen experiencia y llevan dirigiéndose a empresas durante mucho tiempo ofreciéndo precios asequibles. No obstante, a pesar de que te podrías dejar llevar por la gratuidad te aconsejo que si llevas una empresa o eres emprendedor y te quieres sentir seguro apuestes por los programas que te he mencionado en la parte superior.
¿Qué te ha parecido esta guía online sobre herramientas y programas PDF? ¿Tienes claro lo que buscas en un programa como estos? ¿ Vas a comprar algunas de estas herramientas? ¿Qué es lo que te ha parecido más interesante y que consideras un «must»? ¿Te has quedado con alguna duda o pregunta? Entonces te pido que dejes un comentario. Da igual que sea una sugerencia, un gracias o alguna duda. Estaré encantado de ayudarte y responderte.
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