¿Necesitas enviar un archivo PDF por email u otra vía pero es demasiado pesado? ¿Estás intentando comprimir archivos PDF y no sabes cómo? ¡Estás en el sitio correcto! Utilizar un archivo PDF es sumamente habitual en la actualidad. No obstante, a la hora de compartirlo, pueden presentarse dificultades. Si se trata de un archivo muy grande, es posible que la plataforma por la que deseas compartirlo no te lo permita. Por ello, te hemos preparado esta guía para comprimir archivos PDF con un par de clicks, utilizando FormatPDF, una potente herramienta para comprimir los documentos en este formato.

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En estos tiempos de gestiones online para casi todo, reducir el tamaño de un documento PDF se ha convertido en una tarea que incluso los menos habituados a las herramientas de PDF online han tenido que acostumbrarse a hacer. Comprimir un PDF es una forma fantástica de conseguir que un documento en este formato ocupe menos espacio, por supuesto, sin renunciar a su contenido. Se trata de un proceso muy útil cuando necesitas adjuntar un documento en alguna plataforma que especifica un tamaño máximo para la subida de archivos.

Ejemplo de ello, para que te hagas una idea y entiendas por qué lo puedes necesitar, son los trámites con organismos públicos, subida de CV a plataformas de empleo, edición de documentos en línea… Son muchas las situaciones para las que disponer de una herramienta online para reducir el peso de un PDF es clave para salir del paso. Existen diferentes alternativas para ello, pero creo que merece la pena destacar la funcionalidad de compresión de PDF que ofrece la herramienta española FormatPDF que te explico a continuación.

FormatPDF es un herramienta que permite convertir, editar y trabajar con archivos PDF de forma online sin necesidad de instalar ningún programa y totalmente gratis. Además, puedes cambiar el formato de tus documentos con el conversor, editar su contenido o fírmalos en línea. Profesionales, estudiantes, profesores y otros muchos usuarios pueden trabajar con su PDF en cuestión de segundos sin necesidad de instalar ningún programa.

Su equipo está ubicado en Madrid, España. Desde la creación de la herramienta, trabajan para ofrecer soluciones reales a los problemas de las personas que necesitan enviar documentos o subirlos a determinadas plataformas, como presentar declaración ante un organismo público, enviar un trabajo de clase a un profesor, preparar un proyecto en PDF para una presentación, entre otras situaciones.

Cómo comprimir archivos PDF de forma online

Comprimir o reducir PDF es muy sencillo cuando tienes las herramientas adecuadas. Con unos cuantos clicks puedes editar, dividir, unir, y convertir tus archivos PDF de forma gratuita y sin instalar ningún programa. FormatPDF es un convertidor y editor de PDF online que, entre otras funcionalidades, ofrece una opción para reducir un PDF en línea, sin necesidad de programas y gratis. Para reducir el tamaño de tu documento con esta herramienta, lo único que debes hacer es seguir estos pasos:

#1 Entra en la web de FormatPDF

Lo primero que debes hacer es entrar a la web de FormatPDF para acceder a todas las opciones de edición y modificación de archivos pdf. Pincha el enlace o accede escribiendo el nombre de la herramienta en la barra de tu navegador. Te deberá aparecer de la siguiente forma:

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#2 Haz click en la opción Comprimir PDF

La primera opción que te aparece, de izquierda a derecha, es la de Comprimir PDF. Con esa herramienta podrás comprimir archivos PDF de forma online para reducir el peso de dicho archivo sin perder contenido. Selecciona la opción de comprimir para continuar:

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#3 Sube el archivo PDF que necesitas comprimir

Cuando hayas seleccionado la opción comprimir, te aparecerá un recuadro con dos opciones, como se muestra en la imagen. Puedes pinchar el botón rojo para seleccionar un archivo desde tu ordenador, o puedes arrastrar el archivo y soltarlo dentro del cuadro. Las dos opciones son totalmente válidas. Selecciona la que sea más cómoda para ti.

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#4 Selecciona el tipo de compresión PDF y haz click en el botón Comprimir PDF

Una vez hayas seleccionado o arrastrado el archivo PDF que quieres reducir, este se mostrará como vista previa en pantalla y a tu derecha aparecerá una barra con opciones de compresión. Selecciona la que sea más adecuada para tus necesidades. Si tienes un archivo muy pesado que necesitas comprimir al máximo y no te importa perder un poco de calidad de imagen, entonces selecciona compresión extrema.

Si quieres un término medio entre calidad y compresión, selecciona la opción recomendada que aparece marcada por defecto. Y si, por el contrario, quieres una compresión mínima para mantener la máxima calidad posible, selecciona la opción de baja compresión. Cuando hayas seleccionado la opción que mejor te parezca, haz click en el botón rojo Comprimir PDF.

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#5 Descarga el archivo comprimido

El proceso de comprimir tu PDF tardará unos segundos, según el tamaño del mismo. Cuando haya terminado, haz click en el botón Descargar PDF para obtener tu archivo, que se descargará como un .zip y que podrás encontrar en tu carpeta de Descargas del ordenador. Si lo deseas, puedes suscribirte a la plataforma para recibir información de la misma o volver atrás para realizar otra acción con tu archivo PDF, como unir, dividir, ordenar, girar, proteger o convertir a otro formato como Word, JPG o Excel.

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Por qué debes comprimir archivos PDF antes de enviarlos

Te estarás preguntando, por qué es necesario comprimir un PDF. Utilizando un pendrive con la capacidad necesaria puedes llevar tu archivo PDF a dónde necesites. No obstante, en una actualidad tan digitalizada, la mayor parte de los trámites telemáticos te van a requerir adjuntar documentación en formato PDF y con un límite de peso. Hay muchos casos en los que puede ser necesario reducir el peso de un documento en formato PDF. A continuación, te muestro algunos ejemplos típicos en los que se necesita reducir el tamaño de tus archivos PDF:

  • Ante trámites del gobierno que exigen archivos con un peso máximo: Algunas páginas de organismos oficiales como Hacienda, la Seguridad Social o la web de un ayuntamiento suelen exigir archivos con un peso máximo y en determinados formatos. Si el documento que necesitas presentar es mayor que ese peso, tendrás problemas a la hora de presentar el trámite.

  • En plataformas educativas con limitaciones en el peso de los archivos: También es el caso de algunas páginas de escuelas, institutos y universidades que requieren el envío de apuntes, deberes y trabajos que ocupan mucho más del peso máximo que permite subir la página web de dicha plataforma educativa. De manera que, en lugar de renunciar a la calidad de ese trabajo poniendo menos contenido y arriesgarte a obtener una nota inferior, la solución más sencilla es utilizar un compresor que reduzca el tamaño el archivo sin perder ni un ápice de su contenido.

  • Al utilizar plataformas en la nube con límite de espacio gratuito: Puede verse en páginas de subida de archivos como Dropbox, Drive, OneDrive, u otras para compartir como Scribd. ¿Necesitas subir un PDF a la nube, pero el archivo ocupa demasiado espacio? No hay problema: utilizando una herramienta de reducción de tamaño del PDF, podrás hacer que el mismo documento pese menos y, por lo tanto, puedas subirlo a la plataforma que necesites compartirlo o almacenarlo.

  • Si solicitas empleo, becas, matrícula: Al hacer este tipo de solicitudes, te requerirán adjuntar documentación sobre tu nivel de estudios, formación, experiencia laboral, calificaciones, CV. Lo usual es que el formato permitido sea PDF. Si tienes un montón de certificaciones que demuestren tus méritos, deberás comprimir el archivo PDF para enviarlo, ya que cuanto mayor cantidad de imágenes, más pesado se vuelve, y por lo general te pondrán un límite de peso.

Conclusión: Un compresor de PDF online te será útil siempre

Sin necesidad de instalar ningún programa, un compresor online de PDF facilita la reducción de tamaño de cualquier documento. Un par de clicks bastan para hacer que el archivo ocupe menos espacio, consiguiendo así trasladar toda la información sin renunciar ni a su contenido, ni a la calidad del mismo. La próxima vez que te encuentres con un mensaje de error que diga “El archivo supera el límite máximo de peso”, ya sabes lo que tienes que hacer: comprime el PDF para que puedas saltarte el peso máximo de la plataforma que estás utilizando.

¿Qué te ha parecido mi guía para comprimir archivos PDF? ¿Conocías a FormatPDF y todas las herramientas gratuitas que tienen a tu disposición? ¿Hay alguna que te haya llamado la atención? ¿Has tenido alguna experiencia enviando PDF a plataformas con límite de peso? ¿Te has quedado con alguna duda o pregunta? Entonces te pido que dejes un comentario. Da igual que sea o una duda o un simple gracias, pero me alegraré mucho de leerlo y responderlo.

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Publicado por Ignacio Santiago

Soy muchas cosas, pero todo empezó como Blogger. Desde ahí he crecido como especialista en Marketing Online, aunque con mucha experiencia en Diseño Web, Blogging, SEO y WordPress. Ayudo a emprendedores y pequeñas empresas a crear, mejorar y potenciar su presencia y visibilidad en Internet, con un branding fuerte, que inspire confianza y que genere ventas.

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